Reporte Plan Capacitaciones

1. Explicación general — ¿Qué es el Reporte Plan Capacitaciones?

El Reporte Plan Capacitaciones consolida el estado del plan de capacitación de la organización en protección de datos personales. La capacitación del personal no es un accesorio del programa de cumplimiento — es, en la práctica, una de las medidas organizativas que la Ley 21.719 espera ver implementadas, y este reporte es la herramienta para demostrar, con datos, que esa capacitación efectivamente ocurrió y no quedó solo en la intención. Muestra indicadores de volumen (cuántas capacitaciones, cuántas finalizadas, cuántas pendientes), asistencia promedio, distribución por tipo y estado, y una tabla de detalle con cada capacitación individual.

A diferencia de Gestión de Capacitación (que es operativa — crear y administrar cada capacitación), este módulo es analítico: permite ver el avance global del plan y demostrar ante una auditoría que el personal fue capacitado. Esta distinción entre “gestionar” y “reportar” es la misma que se repite en el resto de los pares módulo-operativo/reporte de la suite.

El módulo está ubicado en Reportes → Capacitaciones (nombre de pantalla: “Reporte Plan Capacitaciones”).

2. Explicación funcional

2.1. Relación con otros módulos

Módulo	Relación
Gestión de Capacitación (Módulo DPO) (guía funcional pendiente de validación)	El reporte consume los datos de todas las capacitaciones creadas en ese módulo
Formularios (Configuración)	Las capacitaciones con formulario tipo Capacitación tienen puntaje de evaluación, que se refleja en este reporte

3. Estructura del reporte

Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.

3.1. Filtros generales

Filtro	Opciones
Buscar por nombre o responsable	Texto libre
Estado	Finalizada / Pendiente
”Adaptar filtros”	Personaliza qué filtros se muestran

3.2. Pestaña Resumen indicadores

Tarjetas KPI

Indicador	Descripción
Capacitaciones	Total de capacitaciones registradas
Finalizadas	Cantidad completadas
Pendientes	Cantidad sin completar
Asistencia promedio	Porcentaje promedio de asistencia sobre el total de participantes requeridos

Gráficos

Gráfico	Tipo	Descripción
Capacitaciones por tipo (cantidad)	Barra horizontal	Volumen por tipo de capacitación
Capacitaciones por tipo	Donut	Distribución porcentual por tipo
Capacitaciones mensuales	Línea	Evolución mensual del volumen
Capacitaciones por tipo y estado	Barra horizontal apilada	Estado (Finalizada / Pendiente / Desconocido) dentro de cada tipo

3.3. Pestaña Capacitaciones

Tabla con el detalle de cada capacitación. Botón “Refrescar” para actualizar.

Columna	Descripción
Capacitación	Nombre de la capacitación
Tipo	Tipo de la capacitación (o “Sin tipo” si no fue definido)
Asistentes (total/requeridos)	Ratio de asistencia (ej: 0/4 significa 0 de 4 requeridos asistieron)
Responsable	Nombre del responsable de la capacitación
Detalles	Ícono de acceso al detalle
Fecha Planificada	Fecha originalmente programada
Fecha Realización	Fecha en que efectivamente se realizó (vacía si está pendiente)
Estado	Realizada (verde) / Pendiente (naranja) / Desconocido (gris)

4. Flujos de análisis

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Flujo de verificación del plan de capacitación

1. Ir a Reportes → Capacitaciones

2. Pestaña Resumen indicadores
   └── Revisar KPIs: total, finalizadas, pendientes,
       asistencia promedio

3. Revisar "Capacitaciones mensuales"
   └── Verificar que hay actividad constante
       según el plan anual

4. Pestaña Capacitaciones
   └── Filtrar por Estado "Pendiente"
       Identificar capacitaciones atrasadas
       (fecha planificada pasada, estado pendiente)

5. Revisar la columna Asistentes (total/requeridos)
   └── Identificar capacitaciones con ratio bajo
       (ej: 0/4) que necesitan seguimiento

Flujo de preparación de evidencia para auditoría

1. Ir a Reportes → Capacitaciones

2. Pestaña Resumen indicadores
   └── Capturar KPIs como resumen ejecutivo

3. Pestaña Capacitaciones
   └── Filtrar por Estado "Finalizada"
       Verificar que todas tienen asistentes > 0
       y fecha de realización documentada

4. Para cada capacitación con evidencia completa
   └── Ir a Gestión Capacitación → vista detalle
       → Pestaña Resumen para confirmar puntajes
       individuales de los participantes

5. Reglas y excepciones

Al ser un módulo analítico, sus “reglas” son criterios de lectura, no comportamientos configurables.

El estado “Finalizada” no garantiza por sí solo valor probatorio. Una capacitación puede marcarse como completada sin que ningún participante haya registrado asistencia real (ver el caso “0/4” documentado en preguntas frecuentes) — por eso conviene siempre cruzar el estado con la columna “Asistentes (total/requeridos)” antes de dar por buena la evidencia.

La “Asistencia promedio” del resumen puede ocultar capacitaciones con muy baja participación. Al ser un promedio sobre todas las capacitaciones, una minoría de capacitaciones con asistencia casi nula puede quedar diluida si la mayoría tiene buena participación — el detalle por capacitación es la única forma de detectar esos casos puntuales.

El estado “Desconocido” debe tratarse como una señal de registro incompleto, no como una categoría neutra. A diferencia de “Pendiente” (que indica una capacitación programada pero no realizada aún), “Desconocido” sugiere que el registro no se clasificó correctamente y requiere revisión manual en el módulo operativo.

6. Preguntas frecuentes

¿Qué significa el estado “Desconocido” en la tabla de capacitaciones? Es un estado que aparece cuando la capacitación no tiene un estado definido claro — puede indicar un registro incompleto o una capacitación que no fue clasificada como Finalizada ni Pendiente.

¿Qué es la “Asistencia promedio” del KPI? Es el porcentaje promedio de asistentes que completaron la capacitación respecto al total de participantes requeridos, calculado sobre todas las capacitaciones.

¿Por qué una capacitación muestra 0/4 en Asistentes si está marcada como Realizada? Significa que se marcó como realizada pero ningún participante completó el formulario de evaluación. No constituye evidencia válida de formación ante una auditoría.

¿Este reporte muestra los puntajes individuales de cada participante? No. Los puntajes individuales se consultan en la vista detalle de cada capacitación en Módulo DPO → Gestión Capacitación (pendiente de documentar). Este reporte muestra el panorama agregado.

7. Buenas prácticas (Recomendación)

Monitorear la asistencia promedio como indicador de compromiso.

Filtrar por “Pendiente” para identificar capacitaciones atrasadas.

Usar el gráfico de Capacitaciones mensuales para validar el plan anual.

Revisar el ratio Asistentes (total/requeridos).

8. Pendientes de validación

El módulo operativo “Gestión de Capacitación” (Módulo DPO) no tiene archivo propio en el proyecto. Este reporte consume sus datos, pero no fue posible documentar aquí cómo se crea y administra cada capacitación, ni el detalle del formulario de evaluación y sus puntajes individuales.