Módulo Bandeja Alertas
1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Bandeja Alertas?
Sección titulada «1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Bandeja Alertas?»La Bandeja Alertas es el módulo operativo central para gestionar las alertas generadas automáticamente por la plataforma. Consolida en una sola vista todas las alertas activas organizadas por fecha, prioridad y origen. Permite al equipo revisar el detalle de cada evento y enviar notificaciones a los responsables o a destinatarios adicionales. Funciona como el panel de control diario de cumplimiento de la organización: es el lugar donde el equipo del DPO revisa cada mañana los elementos que requieren atención antes de que se conviertan en un incumplimiento de plazo.
A diferencia del módulo Alertas (Configuración) —donde se definen las reglas de alertas como tipos, niveles, días y áreas—, en la Bandeja Alertas se operan los eventos ya generados. Desde este módulo se identifican los elementos atrasados, las situaciones críticas, las entidades correspondientes y las personas que deben ser notificadas. Esta separación entre configurar la regla y operar el resultado es fundamental: cualquier ajuste en la lógica o en los plazos de una alerta no se realiza en esta bandeja, sino en la regla de origen dentro del menú Configuración → Alertas.
El módulo se ubica en: Operaciones → Bandeja Alertas.
2. Explicación funcional
Sección titulada «2. Explicación funcional»2.1. Marco legal aplicable
Sección titulada «2.1. Marco legal aplicable»Ley 21.719 — Chile (vigencia desde el 1 de diciembre de 2026, modificada por la Ley 21.806 de febrero de 2026)
| Artículo | Qué regula |
|---|---|
| Art. 3, letra e) | Principio de responsabilidad. Las alertas son un control operativo de PDP Suite para apoyar el seguimiento de plazos y obligaciones. |
| Art. 14 | Deber de información: los plazos de conservación de datos deben cumplirse activamente. Las alertas de vencimiento constituyen el mecanismo técnico que garantiza esta gestión. |
| Art. 12 | Las solicitudes ARSO tienen plazos máximos de respuesta. Las alertas del tipo “Solicitudes ARSO” monitorean el cumplimiento de dichos plazos. |
Implicancia para el módulo: Una alerta vencida en estado Crítico que no es atendida constituye una evidencia de incumplimiento de plazo ante una fiscalización de la autoridad.
2.2. Relación con otros módulos
Sección titulada «2.2. Relación con otros módulos»| Módulo | Relación |
|---|---|
| Alertas (Configuración) | En este módulo se configuran las reglas de alerta (tipo, niveles Bajo/Advertencia/Crítico, días y área). La Bandeja Alertas muestra los resultados generados por estas reglas (ver sección 8 sobre las diferencias de taxonomía). |
| Bandeja Solicitudes ARSO (Operaciones) | Las alertas de tipo “Solicitudes ARSO” enlazan directamente a los registros de esta bandeja. |
| RAT (Módulo DPO) | Las alertas de tipo “Plazo conservación conjunto de datos RAT” y “Plazos RAT” enlazan directamente al registro del RAT correspondiente. |
| Gestión de Terceros (Módulo DPO) (guía funcional pendiente de validación) | Las alertas de tipo “Vencimiento Contratos Terceros” enlazan al registro del tercero correspondiente. |
| Bandeja Canal de Denuncias (Operaciones) | Las alertas de tipo “Denuncias” enlazan a las denuncias pendientes de atención. |
| Reporte Alertas (Reportes) | Consume la información de todas las alertas activas en esta bandeja para generar indicadores analíticos. |
3. Estructura del módulo
Sección titulada «3. Estructura del módulo»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
3.1. Centro de Alertas (encabezado fijo)
Sección titulada «3.1. Centro de Alertas (encabezado fijo)»El encabezado permanece visible en todas las vistas de la bandeja.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Subtítulo | ”Explora alertas por fecha, abre desde la lista y revisa el comportamiento general en el dashboard.” |
| Última actualización | Muestra la fecha y la hora exactas de la última actualización de los datos. |
| Botón “Actualizar” | Refresca los datos de la bandeja para mostrar el estado más reciente. |
| Enlace “Ver todas las alertas” | Proporciona un acceso directo al listado completo de alertas. |
Banner informativo (verde): “Calendario alimentado con alertas generadas en la entidad Alerta del servicio.”
Indicadores clave (KPIs) del Centro de Alertas:
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Total | Muestra el número total de alertas activas. |
| Críticas | Muestra las alertas en nivel Crítico (“Requieren atención inmediata”). |
| Altas | Muestra las alertas en nivel Alto (“Seguimiento prioritario”). |
| Medias | Muestra las alertas en nivel Medio (“Monitoreo regular”). |
| Bajas | Muestra las alertas en nivel Bajo (“Nuevo captura”). |
| Riesgo | Indica el número de alertas vinculadas a elementos de riesgo. |
Vistas disponibles:
| Ícono | Vista | Descripción |
|---|---|---|
| 📅 Calendario | Vista Calendario | Muestra la agenda temporal de las alertas organizadas por tipo y fecha. |
| 📋 Lista | Vista Lista | Presenta la tabla completa de alertas con opciones de filtrado. |
| 📊 Dashboard | Vista Dashboard | Muestra gráficos de distribución por prioridad y por origen. |
3.2. Vista Calendario
Sección titulada «3.2. Vista Calendario»Subtítulo: “Selecciona un día resaltado para revisar las alertas de esa fecha sin ambigüedad.”
Selector de período: Horas / Días / Meses (modo por defecto) / 1 semana / 1 mes.
Controles de navegación: Botones “Hoy”, ”◀” (anterior) y ”▶” (siguiente).
Filas del calendario por tipo de alerta: Denuncias, Solicitudes, RAT, Riesgo, Documentos y Otras.
Ventana emergente (modal) de grupo por fecha: Al hacer clic en una fecha se abre una ventana emergente titulada “SOLICITUD · [fecha]” (o “RAT · [fecha]” según el tipo). Contiene un encabezado con la fecha del grupo, la etiqueta “N alerta en este grupo”, el listado de alertas (con Nombre, Tipo, Descripción, Fecha y hora, y Estado “Atrasada N d”), los botones “Detalle” y “Enviar” por cada alerta, y el botón “Cerrar”.
3.3. Vista Lista
Sección titulada «3.3. Vista Lista»Controles de filtrado: Buscador “Filtrar alerta”, selector “Ordenar por”, botón “Limpiar” y botón “Fin usuarios (N)”.
Estructura de la tabla de alertas:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Casilla de selección (Checkbox) | Permite seleccionar uno o varios registros para ejecutar acciones masivas. |
| Módulo | Muestra una etiqueta con color distintivo según el tipo de origen (ej: ARSO, RAT, Denuncias). |
| Descripción | Contiene la descripción de la entidad que generó la alerta. |
| Alerta por | Indica la regla de alerta que dio origen al evento. |
| Fecha y hora próximo | Muestra la fecha y la hora del vencimiento o del próximo hito. |
| Nota | Contiene notas adicionales asociadas a la alerta. |
| Días restantes | Muestra el número de días restantes. Un valor negativo indica que la alerta está atrasada. |
| Estado | Muestra el nivel de prioridad mediante una etiqueta de estado. |
| Acciones | Ofrece los botones individuales “Detalle” (👁) y “Enviar” (✉). |
Acciones masivas (disponibles al seleccionar una o más casillas): “No Enviar”, “Enviar Notificación” y “Marcar como Resuelta”.
3.4. Vista Dashboard
Sección titulada «3.4. Vista Dashboard»Subtítulo: “Lectura General — Revisa distribución por prioridad y por origen ya la misma data filtrada.”
| Gráfico | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Alertas por Prioridad | Anillo (Donut) | Muestra la distribución de las alertas según su nivel: Crítica, Alta o Media. |
| Alertas por Origen | Barras | Muestra la distribución de las alertas según el módulo de origen: RAT, Solicitudes ARSO u otros. |
3.5. Ventana emergente (modal) “Detalle de Alerta”
Sección titulada «3.5. Ventana emergente (modal) “Detalle de Alerta”»Encabezado del detalle:
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Título | Nombre de la alerta. |
| Días restantes | Etiqueta numérica que indica los días restantes. Se muestra en rojo si la alerta está vencida. |
| Tipo | Tipo de la alerta (ej: Solicitudes ARSO). |
| Prioridad | Etiqueta de prioridad: CRÍTICA, ALTA, MEDIA o BAJA. |
| Ticket | Número de ticket o código consecutivo (ej: S-00000128, O-00000029). |
Sección “Datos relevantes del origen” (los campos varían según el tipo de alerta):
- Alertas de tipo Solicitudes ARSO: Ticket/consecutivo, Tipo de solicitud, Fecha de solicitud, Correo Solicitante, Estado, Identificador, Mensaje Respuesta, Motivo Supresión/Oposición, Nombre Solicitante, Respuesta Asociada, Rut Solicitante, Solicitud Asociada, Tipo ARSO, Creado por / Modificado por.
- Alertas de tipo RAT (plazo de conservación): RAT, Formulario, Fecha relevante, Aviso, Área Empresa, Base Legal, Contaminación, Datos a Tratar, Descripción RAT, Categoría Datos Destino, Categoría Datos Origen, Resultado, Fuente Dato, Interino Logístico, Meses y Nombre RAT.
Sección “Solicitante / Persona relacionada”: Solicitado por y Correo.
Acciones de la ventana emergente: Botón “Abrir Origen” (redirecciona a la entidad que generó la alerta), botón “Enviar Notificación” (abre la ventana emergente “Enviar Alertas”) y botón “Cerrar”.
3.6. Panel lateral de alertas agrupadas
Sección titulada «3.6. Panel lateral de alertas agrupadas»Cuando múltiples alertas comparten el mismo origen, se despliegan en un panel lateral. Incluye un encabezado con el origen y la fecha, la etiqueta “N alertas en este grupo”, el listado de alertas (Nombre, Tipo con prioridad, Descripción, Fecha y el indicador “Atrasada N d”), los botones individuales “Detalle” y “Enviar”, y el botón “Cerrar”.
3.7. Ventana emergente (modal) “Enviar Alertas”
Sección titulada «3.7. Ventana emergente (modal) “Enviar Alertas”»| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Mensaje informativo | ”Se enviarán N alerta(s) a los destinatarios configurados”. |
| Campo “Destinatarios adicionales (opcional)“ | Campo de texto libre para ingresar correos electrónicos adicionales que no estén en la regla de origen. |
| Casilla de selección (Checkbox) | “Incluir todos los usuarios activos del sistema”. |
| Botón “Enviar” | Procesa y envía la notificación a los destinatarios seleccionados. |
| Botón “Cancelar” | Cierra la ventana emergente sin realizar el envío. |
4. Flujo de creación
Sección titulada «4. Flujo de creación»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
Nota: Este es un módulo operativo que administra eventos generados automáticamente por el sistema. No incluye la creación manual de alertas. El flujo principal se enfoca en la gestión y resolución de los registros.
Flujo de gestión de una alerta crítica
Sección titulada «Flujo de gestión de una alerta crítica»- Navegación inicial: Ir al menú principal → Operaciones → Bandeja Alertas.
- Revisión de indicadores: Consultar el indicador KPI Críticas para identificar el volumen de registros que requieren atención inmediata.
- Acceso a la Vista Lista: Seleccionar la pestaña Vista Lista y ordenar la tabla por prioridad o por días restantes para priorizar las alertas urgentes.
- Identificación de vencimientos: Ubicar las alertas con estado CRÍTICA que presenten valores negativos en los días restantes (etiqueta “Atrasada N d”, que evidencia un incumplimiento activo).
- Apertura del detalle: Hacer clic en la opción Detalle de la alerta seleccionada para desplegar el panel “Detalle de Alerta”.
- Revisión de la información: Verificar el tipo y prioridad de la alerta, los campos de la sección “Datos relevantes del origen” y los datos de contacto en la sección “Solicitante / Persona relacionada”.
- Navegación a la entidad de origen: Hacer clic en el botón Abrir Origen para acceder directamente a la pantalla correspondiente:
- Si es Solicitud ARSO: Redirecciona a Bandeja Solicitudes ARSO.
- Si es RAT: Redirecciona al módulo RAT.
- Si es Denuncia: Redirecciona a Bandeja Canal de Denuncias.
- Si es Tercero: Redirecciona a Gestión de Terceros.
- Resolución: Resolver la causa raíz directamente en el módulo o entidad de origen.
- Confirmación en bandeja: Regresar a la Bandeja Alertas y hacer clic en el botón Actualizar para confirmar que la alerta cambió de estado o fue cerrada.
Flujo de notificación de una alerta a responsables
Sección titulada «Flujo de notificación de una alerta a responsables»- Navegación e identificación: Ir a Operaciones → Bandeja Alertas y ubicar la alerta en la Vista Lista o en la Vista Calendario.
- Iniciar acción de envío: Hacer clic en el ícono Enviar (✉) en la fila de la tabla, o presionar el botón Enviar Notificación dentro del panel “Detalle de Alerta”.
- Configuración en la ventana emergente: En la ventana “Enviar Alertas”, revisar el mensaje “Se enviarán N alerta(s) a los destinatarios configurados”.
- Agregar destinatarios (Opcional): Ingresar correos electrónicos en el campo “Destinatarios adicionales” si se requiere notificar a personas fuera de la regla estándar, o marcar la casilla “Incluir todos los usuarios activos del sistema” si corresponde.
- Ejecutar envío: Hacer clic en el botón Enviar. La plataforma transmitirá la notificación a los destinatarios definidos en la regla y a los correos adicionales ingresados.
Flujo de gestión masiva de alertas
Sección titulada «Flujo de gestión masiva de alertas»- Navegación y filtrado: Ir a Operaciones → Bandeja Alertas → Vista Lista. Aplicar los filtros necesarios por tipo, prioridad o fecha.
- Selección múltiple: Marcar la casilla de selección (checkbox) de cada una de las alertas que se van a gestionar en grupo.
- Ejecución de la acción masiva: Seleccionar una de las opciones disponibles en la barra superior de acciones:
- Enviar Notificación: Transmite la alerta a los responsables de todos los registros seleccionados.
- No Enviar: Marca los registros seleccionados para omitir el envío de notificaciones.
- Marcar como Resuelta: Cierra simultáneamente las alertas seleccionadas en la bandeja.
Flujo de revisión del calendario de vencimientos
Sección titulada «Flujo de revisión del calendario de vencimientos»- Acceso al calendario: Ir a Operaciones → Bandeja Alertas → Vista Calendario.
- Selección del período: Ajustar la escala de tiempo utilizando el selector de período (Horas, Días, Meses, 1 semana o 1 mes).
- Navegación temporal: Usar los botones de navegación (“Hoy”, ”◀” o ”▶”) para desplazarse a la fecha deseada.
- Identificación de fechas con eventos: Ubicar los días que presenten indicadores o colores resaltados.
- Consulta de grupo: Hacer clic en un día resaltado para abrir la ventana emergente “SOLICITUD · [fecha]” o “RAT · [fecha]”.
- Gestión individual desde grupo: Revisar el listado de alertas del día y utilizar los botones Detalle o Enviar en cada registro según se requiera.
- Análisis por tipo: Examinar la distribución de eventos revisando las filas correspondientes a Denuncias, Solicitudes, RAT, Riesgo, Documentos u Otras.
5. Reglas y excepciones
Sección titulada «5. Reglas y excepciones»5.1. Errores frecuentes y cómo resolverlos
Sección titulada «5.1. Errores frecuentes y cómo resolverlos»| Situación | Causa | Solución |
|---|---|---|
| El calendario aparece vacío | No existen alertas configuradas o aún no se han generado eventos en la plataforma | Verificar en Configuración → Alertas que las reglas se encuentren activas y cuenten con días asignados. |
| Una alerta aparece con la etiqueta “Atrasada N d” | El plazo de vencimiento finalizó sin que se resolviera la causa raíz en el origen | Hacer clic en “Abrir Origen” para navegar a la entidad correspondiente y completar la gestión pendiente. |
| Los responsables no reciben las notificaciones de alerta | Los destinatarios no fueron asignados correctamente dentro de la regla de alerta | Ir al menú Configuración → Alertas, editar la regla correspondiente y verificar el área y los usuarios configurados. |
| La sección “Datos relevantes del origen” aparece sin información | La entidad que originó la alerta fue eliminada o cuenta con datos incompletos | Utilizar el botón “Abrir Origen” para verificar el estado y los datos directos de la entidad. |
| No se visualiza el botón “Abrir Origen” | El tipo de alerta actual no cuenta con un enlace directo a una entidad de la plataforma | Buscar manualmente el registro correspondiente accediendo a su módulo de origen. |
| Las acciones masivas se encuentran deshabilitadas | No se ha seleccionado ninguna casilla de la tabla | Marcar la casilla de selección (checkbox) de al menos un registro en la tabla para habilitar las acciones. |
6. Preguntas frecuentes
Sección titulada «6. Preguntas frecuentes»¿Cuál es la diferencia entre la Bandeja Alertas y el Reporte Alertas?
La Bandeja Alertas es un módulo de operación que permite gestionar alertas individuales, consultar detalles, navegar al origen y enviar notificaciones. El Reporte Alertas es un módulo analítico enfocado en consolidados e indicadores.
¿Qué significa el estado “Atrasada N d”?
Indica que el plazo de la alerta venció hace N días sin que la causa raíz haya sido resuelta en el módulo de origen.
¿Qué personas reciben las notificaciones al presionar el botón “Enviar”?
Las reciben los usuarios asignados dentro de la regla (Configuración → Alertas → Área asignada), junto con los correos que se agreguen en el campo de destinatarios adicionales.
¿El botón “Abrir Origen” está disponible en todas las alertas?
El botón se despliega únicamente en las alertas que cuentan con una entidad vinculada directamente en la plataforma.
¿Las alertas se eliminan automáticamente al resolver el problema de origen?
Las alertas actualizan su estado cuando la entidad de origen es modificada. Presionar el botón “Actualizar” refresca la información visible en la bandeja.
¿Qué función cumple la opción “Incluir todos los usuarios activos del sistema”?
Amplía el alcance de la notificación para enviarla a la totalidad de los usuarios activos registrados en la plataforma.
¿Es posible procesar varias alertas al mismo tiempo?
Sí. Se pueden seleccionar múltiples registros mediante las casillas de selección en la Vista Lista y aplicar las acciones masivas.
¿De dónde provienen los diferentes tipos de alerta visibles en la bandeja?
Provienen de las reglas definidas en Configuración → Alertas: Plazo de Conservación (RAT), Denuncias, Plazos RAT, Solicitudes ARSO, Controles de Riesgo y Vencimiento Contratos Terceros.
7. Buenas prácticas (Recomendación)
Sección titulada «7. Buenas prácticas (Recomendación)»- Revisar diariamente las alertas en estado CRÍTICA. Priorizar las alertas con días de atraso negativos para mitigar riesgos de incumplimiento legal.
- Usar “Abrir Origen” antes de resolver un registro. Confirmar que la causa raíz fue subsanada en la entidad de origen antes de marcar una alerta como resuelta.
- Configurar correctamente los destinatarios en las reglas. Mantener actualizados los usuarios y áreas en el módulo Alertas (Configuración) para asegurar que las notificaciones lleguen a las personas correctas.
- Utilizar la Vista Calendario para la planificación de carga. Revisar los vencimientos futuros en el calendario para proyectar la carga de trabajo del equipo.
- Exportar el Reporte Alertas como respaldo. Generar reportes periódicos desde el módulo de analítica para mantener evidencias auditables del monitoreo de plazos.
- Evitar el uso rutinario de “Incluir todos los usuarios activos”. Reservar el envío masivo a toda la organización únicamente para contingencias que lo requieran.
8. Pendientes de validación — Inconsistencia de taxonomía con el módulo Alertas (Configuración)
Sección titulada «8. Pendientes de validación — Inconsistencia de taxonomía con el módulo Alertas (Configuración)»Este módulo presenta las alertas clasificadas bajo una “Prioridad” de 4 valores: CRÍTICA, ALTA, MEDIA y BAJA (observado en los KPIs “Críticas/Altas/Medias/Bajas”, la etiqueta de Prioridad en el Detalle y el gráfico “Alertas por Prioridad”).
Por el contrario, el módulo Alertas (Configuración) define una estructura fija de 3 “Niveles”: Bajo, Advertencia y Crítico.
No ha sido posible confirmar con la información disponible:
- Si el término “Prioridad” en este módulo es una equivalencia derivada de la regla de “Nivel” (por ejemplo, si el nivel “Advertencia” se mapea como “Alta” o “Media” según reglas adicionales no documentadas).
- Si corresponden a dos estructuras independientes que conviven dentro de la interfaz sin relación directa.
Esta inconsistencia terminológica también se identificó en la documentación de Reporte de Alertas y en el propio módulo Alertas (Configuración). Al registrarse en tres archivos de la suite, se recomienda resolver la taxonomía con el equipo funcional para unificar el uso de los términos “Nivel” o “Prioridad” antes de consolidar la versión final del sistema.