Módulo Repositorios Físicos
1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Repositorios Físicos?
Sección titulada «1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Repositorios Físicos?»El módulo Repositorios Físicos permite registrar y gestionar las ubicaciones tangibles donde la organización almacena datos personales. Esto incluye libros de registro, carpetas de archivo, cajas de almacenamiento, registros de acceso impresos y cualquier otro soporte analógico.
Este módulo resuelve un punto ciego habitual en la gestión de cumplimiento. Aunque las organizaciones suelen centrar sus controles en las plataformas digitales, los documentos impresos contienen datos personales y están sujetos a las mismas exigencias de la Ley 21.719 que una base de datos electrónica.
Su objetivo principal es otorgar visibilidad sobre los soportes físicos de información para consolidar el inventario de activos. Al combinar los registros analógicos con los sistemas digitales, la organización obtiene un mapa completo sobre el sitio de almacenamiento de sus datos personales.
A diferencia del módulo Sistemas Conectados (diseñado para software y bases de datos que interactúan técnicamente con la suite), este módulo documenta exclusivamente soportes físicos. Permite registrar al encargado, la ubicación, el activo de información asociado y el plazo de conservación. Un repositorio físico no puede ejecutar solicitudes de derechos ARSO de forma automatizada; su función principal es garantizar el inventario y la trazabilidad.
Ruta de acceso: Configuración → Repositorios Físicos
2. Explicación funcional
Sección titulada «2. Explicación funcional»2.1. Marco legal aplicable
Sección titulada «2.1. Marco legal aplicable»Ley 21.719 — Chile (vigencia 1 dic. 2026, modificada por Ley 21.806, feb. 2026)
| Artículo | Regulación legal | Implicancia en la plataforma |
|---|---|---|
| Art. 3, letra e) | Principio de responsabilidad: quienes tratan datos son responsables del cumplimiento de los principios, obligaciones y deberes de la ley. | El inventario de soportes físicos puede formar parte de la evidencia y los controles internos de la organización. |
| Art. 3c | Principio de proporcionalidad: Establece que los datos personales deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento. | Permite parametrizar y controlar si el soporte analógico posee un plazo de conservación definido, indefinido o si no aplica. |
| Art. 14, letra a) | Exige informar y poner a disposición antecedentes que acrediten la licitud del tratamiento. | Registrar los soportes físicos ayuda a localizar y respaldar la información del tratamiento. |
2.2. Relación con otros módulos
Sección titulada «2.2. Relación con otros módulos»| Módulo | Tipo de relación |
|---|---|
| Activos de Información (Módulo DPO) | Todo repositorio físico debe asociarse a un activo de información previamente registrado en la plataforma. (Nota: Módulo pendiente de documentar en la suite). |
| Registro de Actividades de Tratamiento - RAT (Módulo DPO) | Complementa la información del RAT. Si una actividad de tratamiento utiliza papel, el repositorio correspondiente debe estar registrado. |
| Tipo Categoría (Parámetros) | Modela y provee las categorías del activo que se despliegan en el catálogo de selección. |
3. Estructura del módulo
Sección titulada «3. Estructura del módulo»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
3.1. Encabezado
Sección titulada «3.1. Encabezado»| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Título | ”Repositorios Físicos” |
| Subtítulo | ”Gestione, consulte y mantenga los repositorios físicos de información registrados.” |
| Última actualización | Despliega la fecha y la hora exactas del último cambio registrado en el módulo. |
3.2. Filtros de búsqueda
Sección titulada «3.2. Filtros de búsqueda»| Filtro | Comportamiento y opciones |
|---|---|
| Repositorio | Campo de texto libre con ícono de lupa. Busca por el nombre asignado al repositorio. |
| Activo de información | Desplegable de selección. Filtra según el activo de información vinculado. |
| Conservación | Selector con las opciones: Todos, Sí, No aplica o Indefinido. |
| Botón “Ir” | Executa la búsqueda aplicando los filtros parametrizados. |
| Botón “Restablecer” | Limpia los criterios ingresados y restaura la vista predeterminada. |
3.3. Tabla “Registros de Repositorios (N)”
Sección titulada «3.3. Tabla “Registros de Repositorios (N)”»Sección que lista los soportes físicos de la organización bajo el subtítulo “Listado general de repositorios físicos”. Incluye los botones ”+ Nuevo repositorio” (abre el modal de registro) e ícono de refrescar (actualiza el listado de datos).
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Repositorio | Muestra el nombre identificador del repositorio físico. |
| Finalidad | Describe el propósito de uso del repositorio. |
| Ubicación | Detalla la dirección o el espacio físico exacto donde se custodiaba el documento. |
| Encargado | Indica el rol de la persona responsable de la administración del soporte. |
| Activo de información | Despliega el activo de información asociado. |
| Conservación | Expone la condición del plazo de conservación: Indefinido, Sí o No aplica. |
| Acciones | Ícono de lápiz (Editar) e ícono rojo (Archivar o eliminar). |
3.4. Modales “Crear Repositorio Físico” y “Editar Repositorio Físico”
Sección titulada «3.4. Modales “Crear Repositorio Físico” y “Editar Repositorio Físico”»Ambos formularios contienen los mismos campos de ingreso. En la modalidad de edición, la interfaz presenta los datos cargados previamente.
| Campo | Tipo de control | Descripción | Requerido |
|---|---|---|---|
| Nombre libro/repositorio físico | Texto libre | Nombre identificador del repositorio (ej. “Libro de recepción”, “Registro de acceso”). | Sí |
| Finalidad del repositorio | Texto libre | Explicación del uso operativo o legal asignado al soporte. | No |
| Ubicación física | Texto libre | Dirección, oficina o sala de archivo donde permanece el soporte. | No |
| Rol del encargado del registro | Selector | Rol corporativo responsable de custodiar y gestionar el repositorio. | No |
| Activo de información asociado | Selector | Activo de información al cual pertenecen los datos almacenados. | No |
| ¿Posee plazo de conservación definido? | Selector | Define el régimen temporal de guardado (Indefinido, Sí, No aplica). | No |
| Campos adicionales | Tabla dinámica | Permite incorporar campos personalizados (Nombre del campo y Descripción). | No |
Significado de las opciones en “¿Posee plazo de conservación definido?”:
| Opción | Definición operativa |
|---|---|
| Indefinido | El repositorio no cuenta con un plazo de conservación determinado. |
| Sí | El repositorio tiene parametrizado un plazo temporal límite de conservación. |
| No aplica | El soporte no requiere plazo de eliminación (ej. libros o registros permanentes exigidos por ley). |
- Botones de acción del modal: “Guardar” y “Cancelar”.
3.5. Campos adicionales
Sección titulada «3.5. Campos adicionales»Permite ampliar la estructura del formulario adaptándose a requerimientos específicos de la organización. Cada entrada requiere completar los atributos Nombre del campo y Descripción. Si no existen elementos creados, la tabla despliega el estado “Sin datos”. Al presionar el botón ”+ Agregar Campo”, el sistema incorpora una nueva fila editable.
4. Flujo de trabajo
Sección titulada «4. Flujo de trabajo»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
4.1. Flujo de creación de un repositorio físico
Sección titulada «4.1. Flujo de creación de un repositorio físico»Prerrequisito: El activo de información correspondiente debe estar registrado previamente en la plataforma (Módulo DPO → Activos de Información).
- Ingresar a Configuración → Repositorios Físicos.
- Presionar el botón ”+ Nuevo repositorio”.
- Completar los campos del formulario:
- Ingresar el Nombre libro/repositorio físico (campo obligatorio e identificador único).
- Describir la Finalidad del repositorio.
- Especificar la Ubicación física.
- Seleccionar el Rol del encargado del registro.
- Seleccionar el Activo de información asociado desde el catálogo desplegable.
- Definir la opción en ¿Posee plazo de conservación definido? (Indefinido, Sí o No aplica).
- Agregar campos personalizados en la sección Campos adicionales si se requiere, haciendo clic en ”+ Agregar Campo” por cada variable necesaria.
- Presionar “Guardar”. El registro se almacenará y aparecerá publicado en la tabla de repositorios.
4.2. Flujo de auditoría de repositorios físicos
Sección titulada «4.2. Flujo de auditoría de repositorios físicos»- Ingresar a Configuración → Repositorios Físicos.
- Revisar la tabla para validar que la totalidad de los soportes físicos de la organización se encuentren registrados.
- En caso de detectar soportes omitidos, seleccionar ”+ Nuevo repositorio” e ingresarlos.
- Aplicar el filtro Conservación: Indefinido para aislar los registros sin periodo fijado.
- Editar los repositorios identificados y regularizar la vigencia del plazo de conservación.
- Inspeccionar la información de los registros para confirmar que cada uno posea:
- Un Activo de información vinculado.
- La Ubicación física documentada.
- Un Rol de encargado asignado.
- Por cada repositorio que contenga datos personales, verificar que el activo vinculado se encuentre enlazado con el proceso respectivo en el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) (Módulo DPO → Activos de Información).
5. Reglas y excepciones
Sección titulada «5. Reglas y excepciones»5.1. Resoluciones y errores frecuentes
Sección titulada «5.1. Resoluciones y errores frecuentes»| Incidencia detectada | Causa origen | Solución recomendada |
|---|---|---|
| El activo de información no figura en el selector desplegable. | El activo no ha sido creado en el sistema o se encuentra en estado inactivo. | Dirigirse a Módulo DPO → Activos de Información para confirmar la existencia y activación del registro. |
| El repositorio figura sin activo de información asociado en la tabla. | El registro se guardó omitiendo la selección del activo. | Seleccionar el ícono de lápiz (Editar) en la fila del repositorio y vincular el activo correspondiente. |
| El selector “Rol del encargado” no despliega opciones de selección. | La estructura de roles no ha sido parametrizada en la plataforma. | Revisar la parametrización global de roles en los ajustes del sistema. |
| La columna “Conservación” exhibe la etiqueta “Indefinido” en todos los registros. | Se omitió la asignación del plazo durante la fase de creación. | Editar los registros afectados y seleccionar el valor correspondiente (Sí o No aplica). |
6. Preguntas frecuentes
Sección titulada «6. Preguntas frecuentes»¿Qué diferencia existe entre un Repositorio Físico y un Sistema Conectado?
Un Sistema Conectado corresponde a una plataforma digital capaz de integrarse con la suite para ejecutar la atención de derechos ARSO de forma automática. Un Repositorio Físico representa un soporte impreso o analógico que no permite integración técnica; por ende, la suite solo administra su inventario, trazabilidad y características.
¿Por qué se deben registrar los repositorios físicos si no admiten conexión técnica con la suite?
Porque los datos personales están sujetos a la ley con independencia de que se almacenen en formato digital o físico. Mantener un inventario facilita atender derechos, aplicar conservación y responder requerimientos, aunque la documentación disponible no permite afirmar que la autoridad exija siempre este inventario con una estructura única.
¿Es obligatorio que el activo de información exista previamente para crear un repositorio?
Sí. El campo de selección despliega únicamente los activos que fueron registrados con anterioridad en el módulo Activos de Información.
¿Qué implica la etiqueta “Conservación: Indefinido”?
Significa que la organización no ha fijado un límite temporal para la conservación del soporte. Esta condición es distinta a la opción “No aplica”.
¿Es posible personalizar la estructura del formulario con campos propios?
Sí, a través de la sección “Campos adicionales” disponible en el formulario de creación y edición.
¿Los repositorios físicos se vinculan de forma directa con el RAT?
No de forma directa desde este módulo. La relación se realiza mediante la cadena: RAT → Activo de información → Repositorio físico.
7. Buenas prácticas
Sección titulada «7. Buenas prácticas»- Registrar la totalidad de soportes analógicos: Documentar todo documento impreso con datos personales, sin importar la simplicidad de su estructura.
- Establecer plazos de conservación: Evitar mantener registros con el parámetro Indefinido, definiendo periodos acordes a la finalidad del tratamiento.
- Vincular cada repositorio a un Activo de información: Asegurar la trazabilidad completa en la cadena del inventario.
- Aprovechar los campos adicionales: Parametrizar variables personalizadas para adaptar el formulario a las dinámicas operativas de la organización.
- Auditar los registros sin activo asignado: Filtrar de forma periódica la tabla para detectar y subsanar fichas incompletas.
8. Pendientes de validación
Sección titulada «8. Pendientes de validación»- La interacción con el módulo Activos de Información se encuentra documentada a nivel funcional, pero dicha sección aún no cuenta con una guía funcional validada.