Módulo Formularios

1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Formularios?

El módulo Formularios gestiona el punto de entrada de los datos personales a la plataforma. Es la interfaz que utiliza la organización para capturar información de los titulares, ya sea para atender solicitudes de derechos ARSO, registrar denuncias, evaluar capacitaciones o respaldar procesos de tratamiento. Una captura sin un formulario estandarizado resulta inconsistente, compleja de auditar y potencialmente incompatible con la finalidad declarada en el RAT.

Cada formulario se diseña una única vez y queda disponible para el módulo operativo que lo requiera. Esto garantiza que la recolección de datos sea coherente, uniforme y trazable: todos los registros de un mismo tipo solicitan exactamente los mismos campos y con la misma estructura.

El formulario representa el instrumento práctico que materializa el tratamiento de datos declarados. Su Tipo (RAT, Capacitación, Denuncia, Solicitud o Consulta) es fijo desde su creación, determinando el propósito de uso y el módulo de destino para evitar desviaciones en la finalidad de los datos.

Alcance del módulo: Este módulo administra exclusivamente la creación y la estructura de los formularios. La operación directa (el registro de respuestas, la asignación a usuarios y el seguimiento) se ejecuta dentro del módulo correspondiente según su tipo, no en este apartado.

Ruta de acceso: Configuración → Formularios

2. Explicación funcional

2.1. Marco legal aplicable

Ley 21.719 — Chile (vigencia 1 dic. 2026, modificada por Ley 21.806, feb. 2026)

Este módulo cumple una función instrumental: no declara por sí mismo una base legal ni una finalidad, ya que estas se documentan en el RAT al cual se vincula. Su relevancia legal radica en garantizar el deber de información al titular (Art. 14), asegurando que los datos recolectados coincidan exactamente con lo informado y declarado en el tratamiento.

Impacto en la plataforma: Un formulario mal diseñado —que solicite campos no declarados en el RAT o que omita información obligatoria para el titular— genera una discrepancia legal entre lo declarado y lo recolectado. Esta inconsistencia no se detecta revisando el RAT o el formulario de forma aislada, sino al contrastar ambos. Por ello, la coherencia entre el RAT y su Formulario es una responsabilidad compartida entre el responsable del tratamiento y el diseñador del formulario.

2.2. Relación con otros módulos

Módulo de destino	Tipo de formulario	Relación operativa
RAT	RAT	Se vincula en la pestaña “Asociar formulario” del RAT, representando la herramienta de captura de datos del tratamiento.
Gestión de Capacitación (Pendiente de documentar — solo existe reporte en el proyecto)	Capacitación	Se utiliza para evaluar capacitaciones. Este tipo es el único que habilita la sección de Puntaje.
Bandeja Canal de Denuncias	Denuncia	Se emplea para el registro y recepción de denuncias.
Bandeja Solicitudes ARSO	Solicitud	Se utiliza para capturar solicitudes del ejercicio de derechos ARSO.
Consulta	Consulta	Diseñado para consultas generales. (El módulo operativo receptor no está confirmado).

ℹ️ Recordatorio de límites: Este módulo solo administra la estructura. La captura de respuestas y el seguimiento operativo se ejecutan en las bandejas o módulos receptores listados arriba.

2.3. Roles involucrados

Rol	Función
Administrador	Crea, edita y parametriza la estructura de los formularios.
DPO	Revisa y define los criterios de contenido, campos obligatorios y validaciones normativas.
Usuario final	Completa los campos del formulario en los portales o módulos operativos correspondientes.

3. Estructura del módulo

Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.

3.1. Listado de Formularios

Presenta la tabla principal con los formularios registrados. El botón “Crear formulario” se ubica en la parte superior derecha.

Controles de filtro:

Búsqueda por texto (“Formulario”): Filtra en tiempo real al escribir, sin requerir botón de confirmación.
Tipo: Selector desplegable que filtra inmediatamente al seleccionar una opción.
Botón “Restablecer”: Limpia los filtros aplicados y restablece la vista.

Tabla de registros:

Columna	Descripción
Nombre del formulario	Identificador principal del formulario.
Descripción	Explicación del propósito del formulario.
Tipo	Muestra la categoría asignada: RAT, Capacitación, Denuncia, Solicitud o Consulta.
Última modificación	Fecha y hora del último cambio guardado.
Acciones	Botones para Ver, Editar y Eliminar (con descripción emergente/tooltip).

3.2. Vista de detalle del formulario

Muestra la ficha de consulta de un formulario guardado:

Nombre y Descripción: Título y detalle explicativo en la cabecera.
Línea de métricas: Resumen con el Tipo, la cantidad total de Campos y el número de campos Obligatorios.
Vista previa: Muestra el formulario renderizado tal como lo visualizará el usuario final (etiqueta arriba, campo de entrada abajo).
Botón “Editar”: Ubicado en la cabecera, abre el asistente de edición.

(No se despliegan identificadores técnicos UUID en esta interfaz).

3.3. Asistente (Wizard) — Paso 1: Información general

El título del asistente adapta su nombre a “Crear formulario” o “Editar formulario” según la acción.

Controles de la cabecera del asistente:

Volver: Enlace de texto a la izquierda de la cabecera para regresar al paso anterior.
Guardar: Botón primario azul (#0070F2) ubicado a la derecha.
Indicador de pasos (Stepper): Muestra el paso actual (Paso 1 o Paso 2) y su nombre.

(El asistente no posee una barra de navegación fija en la parte inferior; todos los controles se ubican en la cabecera).

Campos del Paso 1:

Campo	Descripción	Obligatorio
Nombre	Título identificador del formulario.	Sí
Descripción	Explicación del objetivo del formulario.	Sí
Tipo	Selector único: RAT, Capacitación, Denuncia, Solicitud o Consulta. Placeholder: “Seleccione un contexto”.	Sí

Estado inicial: Todo formulario nuevo se crea automáticamente en estado Borrador. Las publicaciones o archivados se gestionan mediante acciones explícitas fuera del asistente.
Validación de paso: Es obligatorio completar todos los campos del Paso 1 para avanzar al Paso 2. El botón Volver conserva los datos ingresados al desplazarse entre pasos.

3.4. Asistente (Wizard) — Paso 2: Diseño de campos

Permite construir la estructura agregando y personalizando los campos del formulario. Un contador indica la cantidad total de campos agregados.

Estado inicial/vacío: Si no hay campos, la tabla muestra el mensaje “Sin campos definidos” con el botón “Agregar primer campo”.
Bloqueo de guardado: El botón Guardar permanece deshabilitado mientras el formulario no contenga al menos un campo configurado.

Tabla de estructura de campos:

Columna	Descripción
Etiqueta	Nombre del campo. Muestra el indicador “Opcional” cuando no es de respuesta requerida.
Tipo	Tipo de dato o control asignado (ver catálogo).
Orden	Flechas para mover el campo una posición arriba/abajo, y flechas dobles para enviarlo al inicio/final.
Puntos	Columna visible únicamente si el tipo de formulario es “Capacitación”.
Acciones	Controles de edición o eliminación del campo.

Opciones de edición sobre la tabla:

Nuevo campo: Añade un registro a la lista.
Previsualizar: Abre la ventana emergente de simulación.
Salto de línea: Agrega un espaciado en blanco entre campos sin mostrar elementos gráficos ni divisores visuales.

Catálogo de tipos de campo disponibles:

Título / Subtítulo / Texto informativo
Texto / Texto largo / Número
Fecha / Fecha y hora
Lista desplegable / Selección múltiple / Casilla de verificación
Email / Teléfono / Adjunto

Reglas particulares por tipo de campo:

Adjunto: Habilita una sección secundaria para definir la ruta de almacenamiento.
Lista desplegable: La sección para agregar opciones se denomina “Valores de entrada”.
Texto largo: La dimensión vertical del área de texto la ajusta el sistema de diseño y no es configurable.
Puntaje: La evaluación con puntaje solo se activa para el tipo “Capacitación”. En los demás tipos, incluyendo RAT, permanece oculta.

⚠️ Bloqueo por nombre genérico: El sistema rechaza el guardado si existen campos con el texto por defecto “Nuevo campo”. La etiqueta se resaltará en color rojo con el mensaje: “Cambia el nombre genérico del campo”.

3.5. Panel de propiedades del campo

Al seleccionar un campo de la tabla, el panel lateral derecho despliega sus opciones en tres bloques:

Datos básicos:
- Etiqueta: Nombre o pregunta del campo.
- Tipo de campo: Desplegable para seleccionar el tipo del catálogo.
Configuración:
- Campo obligatorio: Interruptor (Sí/No) para requerir respuesta obligatoria.
- Texto de ayuda: Mensaje o guía explicativa para el usuario final.
Presentación:
- Ancho del campo: Selección de proporción de ancho (ej. “100% - Línea completa”).
- Posición en el formulario: Campo numérico para ajustar el orden secuencial.

3.6. Previsualización del formulario

El modal de previsualización despliega la interfaz con alineación vertical (etiqueta superior y caja de entrada inferior). Posee un tamaño fijo no redimensionable y un botón único para cerrar la ventana. Se puede consultar en cualquier momento durante el Paso 2.

3.7. Reglas de negocio y comportamientos clave

Ausencia de versionado: Los formularios no poseen historial de versiones. Cada modificación guardada sobreescribe el formulario directamente.
Inmutabilidad del Tipo: El tipo asignado en el Paso 1 es definitivo y no se puede modificar una vez creado el formulario.
Restricción de guardado: El botón Guardar permanece bloqueado si el formulario no tiene campos o si conserva etiquetas con el texto “Nuevo campo”.

4. Flujo de trabajo

Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.

Flujo de creación de un formulario nuevo

Acceder a Configuración → Formularios y presionar “Crear formulario”.
Completar el Paso 1 (Información general):
- Inscribir el Nombre del formulario.
- Redactar la Descripción.
- Seleccionar el Tipo (RAT, Capacitación, Denuncia, Solicitud o Consulta).
Presionar Siguiente para avanzar al Paso 2 (Diseño de campos).
Agregar y parametrizar los campos:
- Hacer clic en “Nuevo campo” o “Agregar primer campo”.
- Configurar el panel de propiedades (Etiqueta, Tipo, Obligatorio, Texto de ayuda, Ancho).
- Renombrar la etiqueta: Modificar el texto por defecto “Nuevo campo” por un nombre definitivo.
(Opcional) Presionar “Previsualizar” para revisar la interfaz del usuario.
Presionar “Guardar”. El sistema guardará el registro en estado Borrador y redirigirá a la Vista de detalle. El formulario quedará disponible para su módulo receptor.

Flujo de edición de un formulario existente

Acceder a Configuración → Formularios.
Localizar el formulario en la tabla mediante la búsqueda o los filtros por Tipo.
Hacer clic en la acción “Editar” (o ingresar a la Vista de detalle y presionar “Editar”).
Modificar en el asistente “Editar formulario”:
- Paso 1: Ajustar Nombre o Descripción (el Tipo no se puede modificar).
- Paso 2: Agregar, modificar el orden, editar o eliminar campos.
Presionar “Guardar”. Los cambios se aplicarán de forma directa sobre el formulario existente.

5. Reglas y excepciones

5.1. Errores frecuentes y soluciones

Incidencia	Causa origen	Solución recomendada
El botón “Guardar” está deshabilitado en el Paso 2.	El formulario no tiene ningún campo agregado.	Presionar “Nuevo campo” o “Agregar primer campo” para crear al menos una entrada.
La etiqueta de un campo aparece marcada en rojo.	El campo conserva el texto genérico “Nuevo campo”.	Hacer clic sobre el campo y cambiar la etiqueta por un nombre descriptivo.
La sección de Puntaje no aparece al configurar un campo.	El formulario no fue creado con el tipo “Capacitación”.	Verificar el tipo del formulario. La sección de puntaje se activa exclusivamente en formularios de tipo Capacitación.
El formulario no está disponible en el módulo esperado.	El tipo seleccionado no corresponde al módulo receptor.	Confirmar el Tipo del formulario. Cada formulario opera únicamente en la bandeja o módulo de su categoría.
Se requiere cambiar la categoría/propósito de un formulario.	El Tipo es fijo e inmutable desde la creación.	Crear un formulario nuevo seleccionando el Tipo correcto en el Paso 1.

6. Preguntas frecuentes

¿Es posible modificar el tipo de un formulario después de crearlo?
No. El tipo se establece de forma definitiva en el Paso 1 y no puede ser alterado posteriormente.

¿Los formularios administran historial de versiones como los RAT o las Políticas?
No. Cada formulario es un registro único. Los cambios guardados actualizan directamente el archivo existente.

¿Qué ocurre si se elimina un formulario vinculado a un RAT activo?
(Comportamiento pendiente de confirmación técnica). No se ha validado si el sistema bloquea la eliminación o si genera una alerta en el RAT que lo referencia.

¿Por qué el sistema no permite guardar un formulario con campos agregados?
Se debe verificar que ningún campo de la tabla conserve el nombre por defecto “Nuevo campo”.

¿Dónde se consultan las respuestas enviadas por los usuarios?
Las respuestas no se almacenan en este módulo. La recepción de datos y su gestión se realizan en la bandeja operativa correspondiente (Solicitudes ARSO, Canal de Denuncias, etc.).

¿Cuál es la función del “Salto de línea” en la tabla de campos?
Inserta un espacio vertical transparente en la simulación del formulario para distanciar bloques de campos. No genera líneas horizontales ni divisores visuales.

¿Todos los formularios cuentan con las mismas opciones de propiedades?
No. Las opciones de evaluación con Puntaje solo se despliegan cuando el formulario es de tipo Capacitación.

7. Buenas prácticas

Definir el Tipo adecuado en la creación: Validar el módulo de destino antes de guardar el Paso 1, ya que el tipo no se puede modificar posteriormente.
Renombrar las etiquetas inmediatamente: Cambiar la frase por defecto “Nuevo campo” al momento de agregar cada entrada para evitar bloqueos al guardar.
Verificar la interfaz con “Previsualizar”: Comprobar la disposición vertical y la claridad del formulario antes de confirmar los cambios.
Asegurar la coherencia con el RAT: Confirmar que todos los campos de recolección coincidan con las categorías de datos declaradas en el tratamiento.
Ingresar “Texto de ayuda” en campos complejos: Añadir instrucciones aclaratorias en preguntas sensibles o técnicas para orientar al usuario final.

8. Pendientes de validación

No está confirmado el módulo operativo receptor para el tipo de formulario Consulta.
No se ha validado si el sistema impide eliminar un formulario que esté asociado a un RAT en producción.
La integración con Gestión de Capacitación hace referencia a un módulo del cual solo se encuentra documentado el reporte analítico (Reporte Plan Capacitaciones).