Módulo Bandeja Solicitudes ARSO

1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Bandeja Solicitudes ARSO?

El módulo Bandeja Solicitudes ARSO es el espacio operativo donde el Delegado de Protección de Datos (DPO) gestiona los derechos de los titulares: Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición y Portabilidad. En este módulo se pone a prueba la arquitectura legal y técnica de la plataforma: un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) documentado, un Propósito de Negocio correctamente vinculado y un Sistema Conectado configurado demuestran su valor cuando permiten resolver una solicitud real con rapidez y automatización, evitando búsquedas manuales bajo la presión de un plazo legal.

Al recibir una solicitud, el módulo identifica automáticamente en qué Propósitos de Negocio y RAT residen los datos del solicitante a través de la vinculación preestablecida en el sistema (RAT → Propósito → Sistemas). Además, despliega los consentimientos asociados, facilita la redacción y envío de la respuesta al titular, y guarda un historial de evidencias en cada etapa. Esta combinación entre automatización y trazabilidad convierte a la bandeja en una herramienta que acredita el cumplimiento activo de la organización ante las solicitudes de derechos.

El módulo se ubica en: Operaciones → Bandeja Solicitudes ARSO.

2. Explicación funcional

2.1. Marco legal aplicable

Ley 21.719 — Chile (vigencia desde el 1 de diciembre de 2026, modificada por la Ley 21.806 de febrero de 2026)

La Ley 21.719 reconoce los derechos de Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición y Portabilidad de los titulares sobre sus datos personales. Asimismo, fija plazos obligatorios de respuesta cuya inobservancia puede derivar en sanciones administrativas.

Implicancia para el módulo: Cada solicitud cuenta con un plazo máximo de respuesta y un contador de días restantes que cambia al estado “Vencida” si el plazo expira. El historial y las evidencias generadas en cada etapa respaldan el cumplimiento formal ante una fiscalización de la autoridad reguladora.

2.2. Relación con otros módulos

Módulo	Relación
Propósitos de Negocio	Organiza la búsqueda automatizada de los datos del titular agrupando por propósito, lo que a su vez determina los sistemas consultados.
RAT	Enlaza cada fuente de datos hallada con el RAT que documenta dicho tratamiento. Se accede a su detalle mediante el botón “Ver Tratamiento”.
Consentimientos	Muestra los consentimientos del titular asociados a cada RAT o fuente de datos, detallando su estado (Vigente / Fuera de plazo).
Gestión de Terceros (guía funcional pendiente de validación)	Proporciona la información desplegada en la pestaña “Terceros” del panel modal “Ver Tratamiento”, mostrando los terceros vinculados a ese RAT.
Plazos de Contestación (Parámetros) (Ver sección 8 — este catálogo está actualmente vacío en el proyecto)	Define el “Plazo Máximo” expuesto en el encabezado de cada solicitud recibida.
Alertas	Muestra en la pestaña Historial los avisos programados para la solicitud, configurados bajo la categoría “Solicitudes ARSO” en el menú Configuración → Alertas.

3. Estructura del módulo

Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.

El módulo se divide en dos paneles principales.

3.1. Panel izquierdo — Listado de solicitudes

Elemento	Descripción
Indicador “Pendientes”	Muestra la cantidad total de solicitudes sin resolver.
Indicador “+30 días”	Muestra la cantidad de solicitudes pendientes con más de 30 días de antigüedad.
Indicador “En revisión”	Muestra la cantidad de solicitudes en proceso de evaluación.
Buscador por ID	Campo para buscar solicitudes por su código identificador.
Filtro por Tipo	Selección múltiple para filtrar por derecho: Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición o Portabilidad.
Filtro por rango de fechas	Filtra las solicitudes según su fecha de ingreso.
Casilla de selección “Solo pendientes”	Oculta los registros resueltos o rechazados para mostrar únicamente los casos activos.

Cada fila de la tabla contiene: ID de la solicitud, Tipo (etiqueta de color), Estado (Pendiente / En Revisión), RUT del solicitante, Fecha de ingreso y Días transcurridos.

3.2. Panel derecho — Detalle de la solicitud

Si no hay una solicitud seleccionada, se muestra el mensaje de estado vacío “Selecciona una solicitud”. Al hacer clic en un registro, se habilita la información detallada.

3.3. Encabezado de una solicitud

Campo	Descripción
Solicitante	Muestra el nombre completo, correo electrónico y RUN del titular.
Fecha ingreso	Indica la fecha de registro en el sistema.
Días pendiente	Muestra el tiempo transcurrido desde el ingreso.
Plazo máximo	Expresa el plazo legal o configurado para responder (proviene de Parámetros → Plazos de Contestación).
Días restantes	Presenta la cuenta regresiva hacia el vencimiento. Muestra la etiqueta “Vencida” en color rojo al superar el tiempo límite.
Estado	Indica el estado actual del caso: Pendiente, En Revisión u otros estados de cierre tras resolver o rechazar.

Acciones disponibles en el encabezado:

Pasar a En Revisión: Cambia el estado de la solicitud para iniciar su gestión.
Cerrar: Oculta el panel de detalle sin alterar la solicitud.

El panel de detalle se organiza en 4 pestañas: Solicitud, Datos solicitante, Respuesta DPO e Historial.

3.4. Pestaña Solicitud

Muestra los datos ingresados por el titular al crear la solicitud desde el portal.

Datos Base

Campo	Descripción
RUN	Identificador del titular.
Correo electrónico	Dirección de contacto del titular.

Datos Adicionales

Campo	Descripción
Nombre	Nombre del titular.
Apellido	Apellido del titular.
Detalle de la solicitud	Campo de texto libre con la descripción del requerimiento enviada por el titular.

Botones de acción al pie: “Rechazar solicitud” y “Resolver solicitud”.

3.5. Pestaña Datos solicitante

Muestra los hallazgos de la búsqueda automatizada de información en los sistemas de la organización. La información se agrupa por Propósito de Negocio y por la fuente o RAT correspondiente.

Banner informativo: “Se encontraron los siguientes registros de negocio con datos del solicitante”, acompañado del botón “Volver a consultar datos” para reiniciar la búsqueda en los sistemas conectados.

Por cada fuente encontrada se despliega:

Elemento	Descripción
Nombre de la fuente/RAT	Identifica el formulario o sistema donde se ubicaron los datos.
Etiqueta de consentimientos	Resumen informativo con el formato “N vigente(s) · M consentimientos encontrados (X vigentes · Y fuera de plazo)”, o “Sin consentimientos encontrados”.
Tabla DATO / VALOR	Presenta los datos específicos recuperados desde esa fuente para el titular.
Botón “Ver Tratamiento”	Abre una ventana emergente (modal) con la información del RAT asociado.

Ventana emergente (modal) “RAT - [Nombre]”: Se activa mediante el botón “Ver Tratamiento” y contiene 4 pestañas:

Datos generales: Muestra Nombre RAT, Fuente de recolección, Finalidad del tratamiento, Conservación de los datos, Período de conservación y Categoría de destinatarios.
Responsables: Detalla la lista de responsables documentados en el RAT (Nombre, Cargo y Tipo).
Terceros: Enlaza con los datos del módulo Gestión de Terceros o despliega el mensaje “No existen terceros asociados para este RAT.”
Consentimientos formulario: Muestra un banner resumen del recuento de consentimientos y la tabla detallada con: Consentimiento, Titular, Fecha consentimiento, Tipo consentimiento, Fecha vencimiento y Estado (Vigente / Fuera de plazo).

3.6. Pestaña Respuesta DPO

Espacio donde el DPO redacta la contestación formal que se enviará al titular.

Elemento	Descripción
Mensaje al solicitante	Área de texto obligatoria con límite de 1200 caracteres.
Propósitos detectados	Muestra automáticamente los propósitos de negocio y sus campos asociados, con el mismo formato de la pestaña Datos solicitante.
Propósitos manuales	Permite agregar propósitos adicionales mediante selección manual. Se pueden remover mediante el enlace “Quitar propósito manual”.

Avisos de advertencia en la interfaz:

“Solo se muestran propósitos manuales. Los propósitos manuales agregados no serán presentados al solicitante.”
“Atención DPO: si el/los campo(s) muestran el valor desde el sistema/mapeo (nombre, correo, cargo, rut), revise historial, evidencia o complete manualmente antes de responder.”

Gestión de campos sin valor: Si un campo dentro de un propósito no obtiene datos desde el sistema conectado o desde el mapeo, se resalta en color rojo con la advertencia: “Sin valor devuelto por el sistema o por el mapeo. Revise su origen antes de responder.”

Botones de acción al pie: “Rechazar solicitud” y “Resolver solicitud”.

3.7. Pestaña Historial

Línea de tiempo del requerimiento: Registra los hitos desde la recepción hasta el cierre de la solicitud (por ejemplo, el evento “Recibido por DPO” con fecha y hora exacta).

Sección de evidencias: Muestra la indicación “Abre cada hito para revisar la evidencia disponible: datos de ingreso, respuesta DPO, ejecución en sistemas y campos afectados. No se exponen valores personales crudos.” Cada hito incluye el enlace “Ver evidencia”.

Panel de Alertas: Incluye la subsección “Alertas programadas” con la tabla: Nivel de alerta | Días | Fecha límite | Usuario. Si no hay avisos registrados, muestra “No se han enviado alertas.”

3.8. Estados y comportamientos clave

Flujo de estados: Pendiente → En Revisión → Resuelta o Rechazada.

Indicador “Días Restantes: Vencida”: Se activa cuando el tiempo transcurrido supera el Plazo Máximo, alertando de una infracción de plazo que requiere atención prioritaria.

Reejecución de búsqueda automatizada: El botón “Volver a consultar datos” permite consultar nuevamente las bases de datos conectadas en caso de actualizaciones recientes.

Diferencia entre propósitos: Los propósitos detectados surgen de la integración RAT → Propósito → Sistemas. Los propósitos manuales los ingresa el DPO directamente en la pestaña Respuesta DPO y no generan evidencias automatizadas ante el titular.

Interpretación de campos en rojo: Un campo sombreado en rojo en la pestaña Respuesta DPO señala que la consulta al sistema conectado no retornó valores, lo que puede deberse a un problema de conexión o a una falla en el mapeo de datos.

4. Flujo de creación

Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.

Nota: Este módulo es operativo (gestiona solicitudes generadas por titulares desde el portal) y no contempla la creación manual de solicitudes por el DPO.

Flujo de gestión de una solicitud ARSO

Navegación inicial: Ir al menú principal → Operaciones → Bandeja Solicitudes ARSO.
Ubicación del caso: Seleccionar la solicitud en la lista del panel izquierdo. Utilizar los filtros por Tipo, Rango de fechas o la casilla “Solo pendientes” si requiere acotar la búsqueda.
Revisión inicial: Abrir la pestaña Solicitud para examinar la información de origen y la descripción ingresada por el titular.
Actualización de estado: Hacer clic en Pasar a En Revisión para indicar que el caso está en análisis.
Evaluación de datos: Abrir la pestaña Datos solicitante:
- Inspeccionar los propósitos y fuentes detectadas automáticamente.
- Revisar los consentimientos asociados en cada fuente.
- Presionar Ver Tratamiento si requiere revisar el RAT vinculado.
Preparación de la respuesta: Abrir la pestaña Respuesta DPO:
- Identificar los campos con información y verificar los marcados en rojo (sin valor devuelto por el sistema).
- Completar manualmente los datos faltantes o incorporar propósitos manuales según corresponda.
- Redactar el texto en la casilla Mensaje al solicitante.
Resolución: Hacer clic en Resolver solicitud (o en Rechazar solicitud si no procede).
Verificación de trazabilidad: Abrir la pestaña Historial para confirmar la creación del hito de cierre y su evidencia.

Flujo de reconsultar datos del solicitante

Acceso al detalle: Seleccionar la solicitud y abrir la pestaña Datos solicitante.
Ejecución de la búsqueda: Hacer clic en el botón Volver a consultar datos. El sistema reejecutará la búsqueda en las bases de datos de los sistemas conectados a los propósitos de negocio.
Verificación: Comparar si los registros devueltos presentan cambios respecto a la búsqueda inicial.

5. Reglas y excepciones

5.1. Errores frecuentes y cómo resolverlos

Situación	Causa	Solución
La solicitud presenta el estado “Vencida”	Transcurrió el plazo máximo de contestación sin registrar una respuesta	Priorizar la atención de la solicitud y evaluar si requiere justificación formal del retraso.
Aparecen campos resaltados en rojo en la pestaña Respuesta DPO	El sistema conectado no entregó datos para esos campos específicos	Comprobar el mapeo en el módulo Propósitos de Negocio o ingresar la información manualmente si se cuenta con el dato respaldado.
No se despliegan registros en la pestaña Datos solicitante	El titular no está registrado en los sistemas integrados o los propósitos de negocio carecen de configuración	Usar el botón “Volver a consultar datos”. Si la situación persiste, revisar la vinculación entre Propósitos de Negocio y Sistemas Conectados.
El botón “Ver Tratamiento” no responde o no aparece	La fuente de datos no tiene un RAT correctamente vinculado al propósito	Acceder al módulo Propósitos de Negocio y verificar que el sistema esté enlazado a un RAT válido.
No se generan avisos para solicitudes cercanas a expirar	No existen reglas creadas para la categoría “Solicitudes ARSO” en el módulo de alertas	Acceder a Configuración → Alertas y estructurar la regla con sus niveles correspondientes.

6. Preguntas frecuentes

¿Qué miden los indicadores superiores del listado (Pendientes, +30 días, En revisión)?
Pendientes contabiliza el total de casos abiertos; +30 días agrupa las solicitudes sin resolver que superan un mes de antigüedad; En revisión contabiliza los casos que están siendo evaluados activamente.

¿Qué diferencia existe entre “Días Pendiente” y “Días Restantes”?
Días Pendiente mide el tiempo transcurrido desde que la solicitud ingresó al sistema. Días Restantes muestra la cuenta regresiva hacia el vencimiento legal y activa el estado “Vencida” si el margen llega a cero.

¿De dónde proviene el valor del Plazo Máximo?
Se obtiene de la parametrización en el menú Parámetros → Plazos de Contestación (ver sección 8 respecto al estado de este catálogo).

¿Qué implica agregar un “propósito manual” en la pestaña Respuesta DPO?
Es una categoría añadida por el DPO directamente en la respuesta. A diferencia de los propósitos automatizados, la plataforma no los presenta al solicitante como hallazgos detectados por el sistema.

¿Por qué se muestran campos destacados en rojo en la pestaña Respuesta DPO?
Porque la consulta automática al sistema conectado no retornó ningún dato para ese atributo del titular.

¿Es posible consultar los sistemas más de una vez durante la gestión?
Sí, utilizando el botón “Volver a consultar datos” dentro de la pestaña Datos solicitante.

¿Qué información contiene la ventana emergente “Ver Tratamiento”?
Es una vista de lectura del RAT asociado a la fuente de datos, dividida en 4 pestañas: Datos generales, Responsables, Terceros y Consentimientos formulario.

¿Las evidencias guardadas en la pestaña Historial muestran datos personales en texto plano?
No. La plataforma aplica controles para no exponer datos personales sin encriptar o en bruto dentro de los registros de evidencia.

7. Buenas prácticas (Recomendación)

Atender con prioridad los casos en estado “Vencida”. Resolver o justificar los registros desfasados para evitar observaciones durante inspecciones.
Validar los campos marcados en rojo antes de emitir una respuesta. Confirmar si la falta de datos responde a un fallo de conexión o a que la información no existe en la organización.
Consultar la ventana “Ver Tratamiento” antes de cerrar una solicitud. Verificar la base de licitud y la finalidad documentadas en el RAT para sustentar la respuesta.
Usar los propósitos manuales de forma excepcional. Recurrir a esta opción solo cuando la búsqueda automatizada no cubra una fuente que se sabe existente.
Establecer alertas tempranas para los plazos. Configurar avisos en el módulo Alertas para monitorear los vencimientos de contestación.
Revisar la pestaña Historial tras la resolución. Confirmar que la evidencia del cierre se haya registrado correctamente para respaldar la trazabilidad del proceso.

8. Pendientes de validación

Plazos de Contestación (Parámetros), señalado como origen del “Plazo Máximo”, no cuenta con información en la versión actual del proyecto, impidiendo documentar el detalle de su configuración.
Gestión de Terceros, enlazado desde la ventana emergente “Ver Tratamiento”, no posee un archivo de documentación propio en esta versión.