Módulo Plantillas de Correo ARSO

1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Plantillas de Correo ARSO?

El módulo Plantillas de Correo ARSO permite configurar los mensajes electrónicos automáticos que la plataforma envía al titular cuando este ingresa o gestiona una solicitud de derechos (Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición, Bloqueo o Portabilidad).

Esta notificación no es un simple mensaje de cortesía: constituye la primera comunicación formal y verificable que recibe el titular tras ejercer su derecho. Por ello, representa la evidencia inicial de que la organización recibió el requerimiento y comenzó a gestionarlo dentro de los plazos legales. Cada tipo de derecho puede contar con su propia plantilla personalizada mediante variables dinámicas y previsualización en tiempo real.

El módulo administra exclusivamente el contenido del mensaje. El diseño visual (logotipo, paleta de colores, botones y pie de página) está protegido por el sistema y no es configurable. Esta separación entre contenido y diseño garantiza la uniformidad visual de las comunicaciones corporativas, asegurando que el titular reconozca el origen de los mensajes de PDP Suite independientemente del tipo de derecho ejercido.

Ruta de acceso: Configuración → Plantillas de correo ARSO

2. Explicación funcional

2.1. Marco legal aplicable

Ley 21.719 — Chile (vigencia 1 dic. 2026, modificada por Ley 21.806, feb. 2026)

Artículo	Regulación legal	Implicancia en la plataforma
Art. 14	Deber de información al titular: La organización debe comunicar de forma clara y oportuna el estado de recepción y avance de la solicitud.	La plantilla de acuse de recibo es la comunicación oficial de entrada. Su contenido debe ser explícito, incluir el número de requerimiento y señalar el plazo legal de respuesta.
Art. 12	Principio de transparencia: Garantiza que el titular conozca el canal y estado del tratamiento desde el momento en que ejerce su derecho.	La confirmación automática por correo respalda el cumplimiento del principio de transparencia.
Art. 10 y 11	Exigen medios sencillos para ejercer derechos y conservar respaldos que permitan demostrar el envío, fecha y contenido de la respuesta.	Las plantillas y registros de envío apoyan la comunicación y trazabilidad del flujo.

2.2. Relación con otros módulos

Módulo	Tipo de relación
Bandeja Solicitudes ARSO (Operaciones)	Utiliza las plantillas vigentes para despachar el correo de acuse de recibo en cuanto un titular ingresa un requerimiento.
Portal ARSOBP (Plataformas)	Incluye en el cuerpo del correo el botón “Ver solicitud en el portal”, el cual redirige al titular a su panel privado para realizar el seguimiento.
Alertas (Configuración)	Funciona de manera complementaria: mientras las alertas notifican de forma interna al equipo de cumplimiento, las plantillas informan de forma externa al titular.

3. Estructura del módulo

Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.

3.1. Filtros de búsqueda

Control	Comportamiento y opciones
Buscar	Campo de texto libre con ícono de lupa. Filtra la tabla según el nombre interno de la plantilla.
Tipo	Desplegable de selección: Todos, Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición, Bloqueo o Portabilidad.
Estado	Desplegable de selección: Vigentes, Históricas o Todas.
Botón “Ir”	Aplica los criterios de filtrado seleccionados.
Botón “Restablecer”	Limpia los filtros y restaura la vista por defecto.
Botón “Adaptar filtros”	Permite personalizar qué campos de filtro se muestran en la cabecera.

3.2. Tabla de registros “Plantillas (N)”

Muestra el listado de plantillas creadas en el sistema. Incluye el botón ”+ Crear plantilla” (abre el modal de creación) y el ícono de refrescar (actualiza los datos de la tabla).

Columna	Descripción
Tipo	Muestra el derecho ARSO al que aplica la plantilla.
Plantilla	Despliega el nombre interno asignado al mensaje.
Estado	Indica la condición operativa del registro (Activo).
Última edición	Registra la fecha y hora del último cambio guardado.
Acciones	Botones con ícono de ojo (Vista previa) e ícono de lápiz (Editar).

Se activa al presionar el ícono de vista previa (ojo) en la tabla. Se divide en dos secciones principales:

Información general:
- Tipo de solicitud: Derecho ARSO asociado (ej. Acceso).
- Título interno: Identificador administrativo (ej. “Respuesta Automática - Solicitud de Acceso”).
- Estado: Condición operativa del registro (Activo).
- Estado visual: Indicador de visualización (Activo).
Contenido:
- Muestra la estructura de texto configurada, conservando la sintaxis de las variables dinámicas de entrada.

Ejemplo de cuerpo de mensaje para tipo Acceso:

“Hemos recibido correctamente tu solicitud de acceso a datos personales con fecha {{fecha_solicitud}}.

Tu requerimiento ha sido registrado bajo el número {{numero_solicitud}} y será gestionado conforme a los plazos establecidos por la normativa vigente.

Una vez finalizada la revisión, recibirás una respuesta a través de este mismo medio.

Agradecemos tu contacto.

Saludos cordiales,
Equipo de Protección de Datos Personales”

Botón de salida: “Cerrar”.

Consta de un panel doble: Contenido editable en el lado izquierdo y Vista previa en tiempo real en el lado derecho.

ℹ️ Restricción de diseño: La interfaz despliega la advertencia: “Solo están habilitados los ejes del correo. El diseño, logo, botón y pie se mantienen protegidos por el sistema.”

Esto significa que el usuario define el texto del mensaje, pero el sistema fija la identidad visual de la marca, el botón de acción “Ver solicitud en el portal” y la leyenda al pie: “Correo generado automáticamente por PDP Suite. Por favor, no responda a este mensaje.”

Campos del panel “Contenido editable”:

Campo	Tipo de control	Descripción	Requerido
Tipo de solicitud	Selector	Define el derecho al que aplica: Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición, Bloqueo o Portabilidad.	Sí
Nombre interno	Texto libre	Identificador de la plantilla dentro de la plataforma (no es visible para el titular).	Sí
Asunto	Texto con variables	Título del mensaje electrónico que recibe el titular en su bandeja de entrada.	Sí
Título visible	Texto con variables	Encabezado que se muestra dentro del banner visual del correo renderizado.	Sí
Mensaje al solicitante	Área de texto con variables	Cuerpo principal del correo que lee el titular.	Sí

Botones del modal: “Guardar” y “Volver”.

3.5. Catálogo de variables dinámicas

Las variables se escriben dentro de los campos de texto del formulario y se reemplazan de forma automática por los datos reales del requerimiento al momento del despacho:

Variable	Dato que sustituye el sistema
`{{fecha_solicitud}}`	Fecha exacta en que el titular envió la solicitud desde el portal.
`{{numero_solicitud}}`	Código único de identificación asignado a la solicitud (ej. A-0000123).
`{{NOMBRE_SOLICITANTE}}`	Nombre completo del titular registrado en el formulario.
`{{IDENTIFICADOR}}`	Identificador interno de la solicitud.
`{{ESTADO_LABEL}}`	Etiqueta del estado operativo actual de la solicitud (ej. Pendiente).

Ejemplos de aplicación:

Asunto: Solicitud ARSO {{IDENTIFICADOR}} - {{ESTADO_LABEL}}
Título visible: Solicitud de {{ESTADO_LABEL}}
Mensaje: Hemos recibido tu solicitud de acceso el {{fecha_solicitud}}. Tu número de seguimiento es {{numero_solicitud}}.

3.6. Vista previa del correo renderizado

El panel derecho refleja de forma inmediata los cambios introducidos en el formulario:

Header: Logotipo institucional de PDP Suite (bloque protegido).
Banner: Título visible parametrizado junto con la etiqueta del tipo de derecho.
Cuerpo: Mensaje dirigido al solicitante reemplazando las variables por datos de muestra.
Botón de acción: Enlace “Ver solicitud en el portal” (bloque protegido que redirige al Portal ARSOBP).
Pie de página: Mensaje institucional de sistema no respondible (bloque protegido).

3.7. Estados de las plantillas

Vigentes: Plantillas activas que el sistema utiliza para el envío automático de correos.
Históricas: Plantillas desactivadas o reemplazadas que se conservan para fines de auditoría.
Todas: Muestra de forma combinada los registros vigentes e históricos.

4. Flujo de trabajo

Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.

4.1. Flujo de creación de una plantilla de correo

Navegar a Configuración → Plantillas de correo ARSO.
Hacer clic en el botón ”+ Crear plantilla”.
Completar los campos del panel “Contenido editable”:
- Seleccionar el Tipo de solicitud (Acceso, Rectificación, Supresión, Oposición, Bloqueo o Portabilidad).
- Ingresar el Nombre interno de la plantilla (ej. “Respuesta Automática - Solicitud de Acceso”).
- Redactar el Asunto incorporando las variables dinámicas requeridas.
- Inscribir el Título visible para el banner del mensaje.
- Redactar el Mensaje al solicitante. Asegurar la inclusión de la fecha de solicitud, el número de requerimiento y la mención a los plazos legales.
Validar el resultado visual en el panel “Vista previa” a la derecha de la pantalla.
Presionar “Guardar”. La plantilla quedará registrada en estado Vigente y disponible para su uso automático.

4.2. Flujo de cobertura inicial para todos los derechos ARSO

Acceder a Configuración → Plantillas de correo ARSO.
Revisar la lista de registros para identificar qué tipos de derecho carecen de una plantilla activa.
Por cada tipo de derecho sin registro, presionar ”+ Crear plantilla”, completar la información requerida y guardar.
Confirmar la creación de plantillas para la totalidad de las categorías:
- Acceso
- Rectificación
- Supresión
- Oposición
- Bloqueo
- Portabilidad
Aplicar el filtro Estado: Vigentes para confirmar que los 6 tipos de derechos cuentan con una plantilla activa.

4.3. Flujo operativo del envío de correos

El titular envía una solicitud formal de derechos a través del Portal ARSOBP.
El sistema identifica el tipo de derecho y recupera la plantilla Vigente correspondiente.
Se ejecuta el reemplazo automático de variables con la información real:
- {{fecha_solicitud}} → Fecha del envío del requerimiento.
- {{numero_solicitud}} → Código ID generado (ej. A-0000123).
- {{NOMBRE_SOLICITANTE}} → Nombre del titular.
- {{ESTADO_LABEL}} → Estado inicial (Pendiente).
El sistema despacha el correo al titular incorporando el diseño protegido, las variables procesadas y el botón de acceso al portal.
El titular hace clic en el botón “Ver solicitud en el portal” para consultar el estado de su trámite en el Portal ARSOBP (Pestaña “Solicitudes” → Sección “Solicitudes en curso”).

5. Reglas y excepciones

5.1. Resoluciones y errores frecuentes

Incidencia detectada	Causa origen	Solución recomendada
El titular no recibe la confirmación de acuse de recibo.	No existe una plantilla en estado Vigente asignada a ese tipo de derecho.	Ingresar al módulo y crear la plantilla para el tipo de derecho faltante.
Las variables aparecen de forma literal en el correo (ej. `{{numero_solicitud}}`).	La variable presenta errores de sintaxis o de escritura en el texto.	Corregir la redacción de la variable respetando de forma exacta la sintaxis declarada en el catálogo.
El sistema rechaza la creación de una segunda plantilla para un mismo derecho.	Regla de negocio: solo se permite una plantilla Vigente por cada tipo de derecho.	Editar el registro existente en lugar de intentar crear un nuevo formulario.
Las secciones visuales del correo (logo o botones) no se despliegan correctamente.	Alteración en la plantilla base o en el sistema de diseño protegido.	El diseño es gestionado por la plataforma. Si persiste la anomalía, contactar al área de soporte técnico.

6. Preguntas frecuentes

¿Cuántas plantillas activas se pueden configurar por cada tipo de derecho?
Solo se permite una plantilla en estado Vigente por tipo de derecho. Al guardar cambios sobre un derecho ya existente, la versión anterior pasa automáticamente a la sección de Históricas.

¿El titular puede visualizar el “Nombre interno” de la plantilla?
No. El nombre interno es de uso exclusivo para la gestión dentro de la suite.

¿Se puede adaptar el estilo del logotipo, los colores o el pie del mensaje?
No. El diseño visual permanece protegido por el sistema para asegurar la consistencia gráfica de la plataforma.

¿Las variables dinámicas muestran datos reales durante la edición?
No. En el modal de creación y previsualización se muestran valores de ejemplo. El reemplazo por datos reales ocurre al momento de despachar el correo.

¿El módulo admite la configuración de plantillas en múltiples idiomas?
La funcionalidad multilingüe no se encuentra contemplada en la versión actual del módulo.

¿Qué ocurre si se ingresa una solicitud para un derecho que no posee plantilla configurada?
El sistema procesará la solicitud en la bandeja de entrada, pero no podrá enviar la confirmación automática de acuse de recibo al titular.

¿El botón “Ver solicitud en el portal” se puede remover del cuerpo del correo?
No. Forma parte de la estructura protegida del mensaje para garantizar que el titular disponga de acceso directo al Portal ARSOBP.

7. Buenas prácticas

Garantizar cobertura total: Configurar una plantilla Vigente para cada uno de los 6 tipos de derechos contemplados en la ley.
Asegurar la información básica de trazabilidad: Incluir obligatoriamente la fecha, el número de solicitud y el canal de seguimiento dentro del cuerpo del mensaje.
Utilizar variables dinámicas: Emplear las etiquetas de sistema para personalizar la atención y evitar la redacción de textos genéricos.
Verificar la vista previa antes de guardar: Comprobar la coherencia del texto y la correcta lectura de las variables en el panel interactivo.
Evitar la mención de plazos fijos en días en el cuerpo del mensaje: Dado que la normativa establece 30 días corridos prorrogables a 60 según la complejidad del caso, se recomienda utilizar la fórmula “los plazos establecidos por la normativa vigente” para no generar falsas expectativas operativas.

8. Pendientes de validación

No se encuentra documentada la posibilidad de gestionar plantillas de correo para idiomas adicionales.
Pendiente de revalidación legal y técnica formal sobre el texto final de las plantillas por defecto.