Reporte de Alertas
1. Explicación general — ¿Qué es el Reporte de Alertas?
Sección titulada «1. Explicación general — ¿Qué es el Reporte de Alertas?»El Reporte de Alertas consolida y centraliza el historial y estado operativo de las alertas emitidas por la suite. Su propósito es transicionar de una gestión puntual e individualizada en la Bandeja de Alertas a una evaluación analítica y global del sistema de monitoreo preventivo de la organización. Permite identificar patrones de desempeño —como el comportamiento del volumen de alertas vencidas a lo largo de ciclos mensuales— facilitando la toma de decisiones estratégicas.
El módulo ofrece visibilidad integral sobre el volumen global, la distribución según niveles de prioridad (Crítica, Alta, Media, Baja), el estado de caducidad (alertas vencidas y próximas a vencer) y una matriz detallada para la auditoría individual de cada registro.
Ubicación en el sistema: Reportes → Alertas (Subtítulo de pantalla: “Reporte de Alertas — Una vista resumida de las alertas emitidas y sus estados.”).
2. Explicación funcional
Sección titulada «2. Explicación funcional»2.1. Relación con otros módulos
Sección titulada «2.1. Relación con otros módulos»| Módulo | Tipo de relación |
|---|---|
| Alertas (Configuración) | Modulo origen donde se definen las reglas parametrizables (tipos, niveles, rangos de días y áreas responsables). El reporte expone los resultados derivados del procesamiento de dichas reglas (ver inconsistencia de taxonomía en sección 8). |
| Bandeja Alertas (Operaciones) | Corresponde a la interfaz operativa de atención directa. Este reporte constituye su contraparte analítica y de BI. |
3. Estructura del reporte
Sección titulada «3. Estructura del reporte»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
3.1. Filtros generales
Sección titulada «3.1. Filtros generales»| Filtro | Descripción / Opciones |
|---|---|
| Tipo solicitud | Selector categórico: Plazo de Conservación, Denuncias, Plazos RAT, Solicitudes ARSO, Controles de Riesgo. |
| Prioridad | Selector multidominio para filtrar la gravedad de la alerta. |
3.2. Pestaña Resumen indicadores
Sección titulada «3.2. Pestaña Resumen indicadores»Tarjetas de indicadores claves de rendimiento (KPI)
| Indicador | Descripción funcional |
|---|---|
| Total de alertas | Cómputo global de alertas emitidas por el sistema. |
| Vencidas | Volumen de alertas cuyo plazo límite de atención ha sido superado. |
| 0-7 días | Ventana crítica de alertas que caducarán en los próximos 7 días corridos. |
| 8-30 días | Ventana preventiva de alertas que caducarán en un rango de 8 a 30 días corridos. |
| Crítica | Conteo de alertas clasificadas con prioridad Crítica. |
| Alta | Conteo de alertas clasificadas con prioridad Alta. |
| Media | Conteo de alertas clasificadas con prioridad Media. |
| Baja | Conteo de alertas clasificadas con prioridad Baja. |
Representaciones gráficas
| Gráfica | Tipo de gráfico | Propósito analítico |
|---|---|---|
| Alertas por mes | Barras | Evolución histórica del volumen de alertas emitidas mensualmente. |
| Alertas por vencer vs vencidas | Dona | Proporción entre alertas vigentes dentro del plazo y alertas caducadas. |
| Tipos de solicitudes | Dona | Distribución porcentual por origen (Plazo conservación conjunto de datos RAT, Solicitudes ARSO, Denuncias, Plazos RAT, Controles de Riesgo, Vencimiento Contratos Terceros). |
3.3. Pestaña Detalle
Sección titulada «3.3. Pestaña Detalle»Presenta el registro granular de cada alerta generada. Dispone de herramientas operativas como campo de búsqueda por texto, botón “Refrescar” y botón “Exportar”.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Prioridad | Indicador visual (badge) de nivel de severidad (ej: Crítica en rojo). |
| Tipo | Criterio originador (Plazo conservación conjunto de datos RAT, Denuncias, Solicitudes ARSO, Vencimiento Contratos Terceros, Plazos RAT). |
| Descripción | Identificador de la entidad o proceso que desencadenó el evento (ej: nombre de RAT, formulario, etc.). |
| Fecha Creación | Marca de tiempo de emisión de la alerta. |
| Días para vencimiento | Contador dinámico de días restantes para la caducidad (badge numérico). |
| Acciones | Enlace de navegación “Ir a Ver” que redirige directamente al módulo de gestión correspondiente. |
4. Flujos de análisis
Sección titulada «4. Flujos de análisis»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
4.1. Procedimiento para el análisis y gestión de alertas vencidas
Sección titulada «4.1. Procedimiento para el análisis y gestión de alertas vencidas»- Navegar a Reportes → Alertas.
- Acceder al tab Resumen indicadores y analizar la tarjeta KPI Vencidas para cuantificar el volumen de alertas caducadas.
- Consultar la gráfica Alertas por vencer vs vencidas:
- Si la proporción de alertas vencidas predomina sobre las vigentes, identificar una posible ineficiencia operativa o de capacidad en los flujos de trabajo.
- Evaluar la gráfica Tipos de solicitudes para aislar la tipología de proceso que concentra el mayor índice de caducidad.
- Cambiar al tab Detalle:
- Filtrar por el Tipo de solicitud identificado como crítico.
- Ordenar la columna Días para vencimiento para focalizar los casos de mayor antigüedad.
- Hacer clic en el enlace “Ir a Ver” para acceder al módulo de origen y ejecutar la acción correctiva.
5. Reglas y excepciones
Sección titulada «5. Reglas y excepciones»Al tratarse de un módulo de business intelligence y analítica, las directrices corresponden a criterios de interpretación de datos y no a reglas de negocio configurables (a excepción del comportamiento expuesto en la sección 8).
- Comportamiento de ventanas temporales móviles: Los rangos “0-7 días” y “8-30 días” constituyen intervalos temporales dinámicos. El paso del tiempo desplaza de forma automática un registro desde el rango de 8-30 días hacia el rango de 0-7 días sin que esto implique una modificación en la configuración de la alerta o una reescalación explícita de su severidad.
- Heterogeneidad en la gráfica Tipos de solicitudes: El gráfico de distribución consolida eventos con ciclos de vida y temporalidades disímiles. Por ejemplo, conviven reglas de Plazos RAT (cuyos ciclos se miden en meses o años) con Solicitudes ARSO (normadas por días hábiles). Por tanto, la gráfica es útil para evaluar volumen relativo, pero no para realizar comparaciones directas de urgencia entre tipologías.
- Prevención en la lectura del atributo Prioridad: Toda interpretación de los cuatro niveles de prioridad debe considerar la inconsistencia técnica documentada en la sección 8, evitando asumir un mapeo lineal directo con el módulo de configuración de alertas al presentar informes directivos o interárea.
6. Preguntas frecuentes
Sección titulada «6. Preguntas frecuentes»¿Qué diferencia funcional existe entre el Reporte de Alertas y la Bandeja de Alertas? La Bandeja de Alertas es una interfaz operativa orientada a la resolución técnica e individual de eventos. El Reporte de Alertas es una herramienta analítica diseñada para evaluar el desempeño global, la distribución de carga y las tendencias temporales.
¿Cómo operan los indicadores “0-7 días” y “8-30 días”? Representan las alertas vigentes categorizadas según la inminencia de su vencimiento: urgencia alta para los próximos 7 días corridos y urgencia media para el rango de 8 a 30 días corridos.
¿La acción “Ir a Ver” redirige a la Bandeja de Alertas? No necesariamente. El enlace navega hacia el módulo de origen responsable del tratamiento donde residen los datos o el proceso afectado (por ejemplo, redirige al módulo RAT si la alerta corresponde a plazos de conservación, o a la Bandeja ARSO si es una solicitud de ejercicio de derechos).
¿Por qué motivo las alertas pueden clasificarse masivamente en estado “Crítica”? (Ver análisis de la sección 8). Si los umbrales de tiempo definidos en la configuración de alertas (Bajo, Advertencia, Crítico) poseen brechas de días reducidas, al superarse el plazo límite la totalidad de las alertas escalan rápidamente al nivel superior. Se recomienda revisar la parametrización de días en Configuración → Alertas.
7. Buenas prácticas (Recomendación)
Sección titulada «7. Buenas prácticas (Recomendación)»- Priorizar la atención filtrando por estado Vencidas: Aplicar filtros sobre los indicadores de alertas caducadas para canalizar acciones de mitigación inmediata.
- Segmentar los análisis mediante el filtro Tipo solicitud: Aislar las tipologías de tratamiento para identificar cuellos de botella específicos por área operativa.
- Exportar la tabla del tab Detalle como respaldo: Utilizar la función “Exportar” para generar evidencias documentales descargables durante procesos de auditoría interna o cumplimiento.
8. Pendientes de validación — Inconsistencia de taxonomía de prioridad/nivel
Sección titulada «8. Pendientes de validación — Inconsistencia de taxonomía de prioridad/nivel»Este módulo utiliza una estructura de Prioridad con 4 valores (Crítica, Alta, Media, Baja), coincidiendo con la Bandeja de Alertas pero divergiendo de los 3 Niveles fijos (Bajo, Advertencia, Crítico) configurables en el módulo Alertas (Configuración).
Pista técnica identificada en la fuente original: La FAQ nativa del documento ofrece una explicación sobre la concentración de alertas en nivel “Crítica”, indicando que “si los 3 niveles de alerta (Bajo, Advertencia, Crítico) están configurados con pocos días de diferencia, al vencer el plazo todas las alertas se escalan rápidamente al nivel Crítico”.
Esta precisión sugiere la existencia de una lógica de interdependencia entre ambas taxonomías (donde los 3 niveles parametrizados impactan sobre las 4 prioridades analíticas), pero mantiene los siguientes puntos indeterminados:
- No se explicita el origen de la categoría “Alta”, dado que no figura en la configuración inicial de 3 niveles.
- No se aclara si el valor “Crítica” en este reporte es estrictamente homólogo al nivel “Crítico” del módulo de configuración, o si responde a un mapeo dinámico adicional.
Recomendación para la validación funcional: Se sugiere solicitar al equipo de desarrollo/producto la especificación formal de la regla de escalado automático, verificando si la plataforma aplica un cálculo en tiempo de ejecución que transforma los 3 niveles base en 4 categorías de prioridad en función de los días de atraso acumulados (por ejemplo, evaluando la hipótesis de que Alta corresponda a un estado intermedio derivado entre Advertencia y Crítico).