Módulo Políticas y Procedimientos
1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Políticas y Procedimientos?
Sección titulada «1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Políticas y Procedimientos?»El módulo Políticas y Procedimientos permite redactar, versionar y publicar los documentos legales que legitiman y respaldan los tratamientos de datos personales en la organización. Ofrece un repositorio centralizado para administrar los textos normativos de cara al titular (tales como la Política de Privacidad o la Política de Cookies) bajo un esquema estructurado y auditable. Estos documentos son piezas jurídicas dinámicas. Deben actualizarse ante cambios operativos o reformas reglamentarias, preservando el registro histórico de las versiones vigentes en cada periodo.
Todo documento publicado en este módulo queda disponible para relacionarse con los instrumentos del módulo Consentimientos. Esta integración es estructural: un consentimiento que carece de una política publicada de respaldo no cuenta con sustento legal completo. Cuando una política se modifica y republica, los consentimientos asociados despliegan el indicador “Republicar sugerido”, garantizando que las autorizaciones otorgadas se mantengan alineadas con la versión documental vigente.
Ruta de acceso: Módulo DPO → Políticas y Procedimientos
(Consulta la sección 9 para revisar los cambios proyectados en futuras versiones de la suite respecto a la separación de políticas y avisos).
2. Explicación funcional
Sección titulada «2. Explicación funcional»2.1. Marco legal aplicable
Sección titulada «2.1. Marco legal aplicable»Ley 21.719 — Chile (vigencia 1 dic. 2026, modificada por Ley 21.806, feb. 2026)
| Artículo | Regulación legal | Implicancia en la plataforma |
|---|---|---|
| Art. 14 | Deber de información: El responsable debe informar al titular sobre el tratamiento de sus datos personales mediante un aviso de privacidad claro y de fácil acceso. | Cada política publicada constituye la evidencia documental de haber cumplido con el deber de información previo al tratamiento. |
| Art. 12 | Requisitos del consentimiento: La autorización del titular debe sustentarse en información suficiente y específica sobre el tratamiento. | Define el contenido técnico-legal que debe contener la política vinculada al instrumento de consentimiento. |
El sistema de versionado asegura la trazabilidad histórica de los documentos, permitiendo certificar con precisión qué texto legal recibió y aceptó el titular en una fecha determinada.
2.2. Relación con otros módulos
Sección titulada «2.2. Relación con otros módulos»| Módulo | Tipo de relación |
|---|---|
| Consentimientos (Módulo DPO) | Consume las políticas publicadas desde este módulo para vincularlas a los paquetes de consentimiento. Si la política asociada se actualiza, el consentimiento muestra la alerta “Republicar sugerido”. |
| Historial de versiones | Almacena y despliega las versiones publicadas de los documentos para su consulta en la interfaz pública de la plataforma. |
Un documento en estado borrador no está disponible en el selector del módulo Consentimientos. Únicamente las políticas con una versión publicada pueden vincularse a un paquete de consentimiento.
3. Estructura del módulo
Sección titulada «3. Estructura del módulo»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
3.1. Panel izquierdo — Carpetas
Sección titulada «3.1. Panel izquierdo — Carpetas»Organiza los documentos mediante una estructura jerárquica de carpetas. Su función es estrictamente organizativa y visual; no altera el comportamiento técnico ni la validez de los documentos.
- Carpeta raíz: “Políticas y procedimientos”.
- Creación de carpetas: Se generan mediante el botón “Nueva carpeta” según las necesidades de ordenamiento de la empresa.
3.2. Panel principal — Listado de documentos
Sección titulada «3.2. Panel principal — Listado de documentos»Muestra la totalidad de los documentos creados en la carpeta seleccionada.
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Política | Título público del documento. |
| Tipo | Categoría del contenido (Política de privacidad / Política de cookies). |
| Descripción | Resumen o síntesis ejecutiva del documento. |
| Estado | Estado operativo (Activo / Inactivo). |
| Acciones | Botones de gestión (Ver, Editar, Publicar, Eliminar). |
3.3. Estructura de un documento
Sección titulada «3.3. Estructura de un documento»Cada registro se divide en dos niveles de información: los Datos del documento (parámetros generales) y las Secciones (cláusulas específicas visibles para el titular).
Datos del documento — Campos principales
Sección titulada «Datos del documento — Campos principales»| Campo | Descripción | Límite | Requerido |
|---|---|---|---|
| Título público | Nombre visible del documento para el titular. | 120 caracteres | Sí |
| Resumen breve | Síntesis del alcance del documento. Se muestra en la vista previa pública. | Sin límite | No |
Datos del documento — Opciones avanzadas
Sección titulada «Datos del documento — Opciones avanzadas»| Campo | Descripción | Requerido |
|---|---|---|
| Código interno | Identificador técnico del documento. Si se omite al guardar, el sistema lo genera automáticamente. Si no se completa antes de publicar, la vista previa desplegará la leyenda “CÓDIGO PENDIENTE”. | No (Recomendado antes de publicar) |
| Tipo de contenido | Clasificación temática (Política de privacidad / Política de cookies). | Sí |
| Responsable o autor | Nombre del autor o responsable legal del documento. | No |
| Publicación pública | Define la modalidad de despliegue del documento hacia el titular (ver Sección 3.4). | No |
Secciones del documento
Sección titulada «Secciones del documento»Un documento se compone de una o más secciones. Cada sección opera como una cláusula o apartado del texto legal.
| Campo | Descripción | Requerido |
|---|---|---|
| Título de la sección | Nombre o encabezado de la cláusula. | No |
| Texto que verá la persona | Contenido normativo redactado de la sección. | Sí (Si la sección está marcada como visible) |
| Mostrar sección | Casilla que activa o desactiva la visibilidad de la sección ante el titular. | No |
| Texto obligatorio | Casilla que exige la aceptación explícita de esta sección por parte del titular. | No |
Opciones avanzadas de cada sección
Sección titulada «Opciones avanzadas de cada sección»| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código interno | Identificador único de la cláusula (ej. clausula-1, clausula-2). Es indispensable para seleccionar y vincular secciones específicas desde el módulo Consentimientos. |
| Orden | Secuencia numérica que fija la posición de la sección en el documento. |
| Tipo de sección | Categorización interna (General / Privacidad / Cookies). Funciona como etiqueta organizativa y no modifica la lógica del texto. |
Si una sección no posee un Código interno asignado, no podrá seleccionarse de manera individual al parametrizar un consentimiento; en ese caso, solo se podrá vincular el documento completo.
3.4. Publicación pública
Sección titulada «3.4. Publicación pública»El campo Publicación pública determina el entorno y la dirección Web donde se hospeda el documento para su acceso público:
| Opción | Definición técnica |
|---|---|
| Ruta pública | Dirección relativa generada dentro del dominio propio de PDP Suite (ej. /politica-de-privacidad). |
| URL externa del cliente | Enlace web completo alojado en la infraestructura del cliente (ej. https://www.empresa.cl/politica-de-privacidad). La plataforma valida su conectividad mediante un SDK. |
| Publicación por runtime PDP | Despliegue gestionado a través del motor de ejecución de PDP Suite, garantizando disponibilidad directa sin requerir un servidor externo. |
3.5. Versionado de documentos
Sección titulada «3.5. Versionado de documentos»Las políticas mantendrán un historial de versiones independiente. Cada acción de publicación o republicación genera un nuevo número de versión que se registra en el repositorio público.
- Generación de versión: Se activa al publicar el documento por primera vez o al aplicar la acción “Guardar y publicar” sobre un registro editado.
Estados del documento:
| Estado | Definición operativa |
|---|---|
| Borrador | El documento está guardado pero no publicado. No está disponible para su selección en el módulo Consentimientos. |
| Publicado | El documento cuenta con al menos una versión activa y publicada. Se encuentra disponible en el selector de Consentimientos. |
Impacto en el módulo Consentimientos: Cuando una política en estado publicado se edita y republica, los paquetes de consentimiento que la utilizan muestran la advertencia “Republicar sugerido”. Los consentimientos previamente capturados conservan su validez legal vinculada a la versión previa.
3.6. Vista previa
Sección titulada «3.6. Vista previa»El editor incorpora una pantalla de Vista previa en tiempo real. Permite auditar el Título público, Resumen breve, Tipo de contenido, Código interno (mostrando “CÓDIGO PENDIENTE” si está vacío) y la lista de secciones ordenadas. Se actualiza dinámicamente sin requerir el guardado previo.
4. Flujo de trabajo
Sección titulada «4. Flujo de trabajo»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
4.1. Flujo de creación de un documento
Sección titulada «4.1. Flujo de creación de un documento»- Navegar a Módulo DPO → Políticas y Procedimientos.
- Seleccionar la carpeta de destino o presionar “Nueva carpeta” si requiere crear una estructura adicional.
- Presionar el botón “Crear política”.
- Completar el panel izquierdo (“Datos del documento”):
- Ingresar el Título público (límite de 120 caracteres).
- Redactar el Resumen breve.
- Desplegar Opciones avanzadas e ingresar el Código interno (recomendado antes de publicar).
- Seleccionar el Tipo de contenido (Política de privacidad o Política de cookies).
- Indicar el Responsable o autor.
- Configurar el modo de Publicación pública (Ruta pública, URL externa del cliente o Publicación por runtime PDP).
- Completar el panel central (“Secciones”):
- Hacer clic en “Agregar sección”.
- Ingresar el Título de la sección y el Texto que verá la persona.
- Activar la casilla Mostrar sección.
- Activar la casilla Texto obligatorio si corresponde.
- En Opciones avanzadas de sección, definir el Código interno (requerido para la vinculación individual en Consentimientos), el Orden y el Tipo de sección.
- Inspeccionar la Vista previa para verificar la redacción y confirmar que no figure la alerta “CÓDIGO PENDIENTE”.
- Presionar “Guardar y publicar”. El documento generará su primera versión oficial y quedará disponible para el módulo Consentimientos.
4.2. Flujo de actualización de una política publicada
Sección titulada «4.2. Flujo de actualización de una política publicada»- Navegar a Módulo DPO → Políticas y Procedimientos.
- Seleccionar y abrir el documento que requiere modificaciones.
- Aplicar los cambios necesarios en los Datos del documento o en sus Secciones (agregar, editar, reordenar o eliminar cláusulas).
- Validar el resultado visual en el panel de Vista previa.
- Presionar “Guardar y publicar”.
- El sistema creará una nueva versión publicada del documento.
- La versión anterior se preservará en el historial de versiones.
- Verificar el módulo Consentimientos:
- Revisar los instrumentos de consentimiento vinculados que desplieguen la etiqueta “Republicar sugerido”.
- Evaluar si se requiere republicar dichos consentimientos para adoptar la nueva versión de la política.
4.3. Flujo de organización mediante carpetas
Sección titulada «4.3. Flujo de organización mediante carpetas»- Navegar a Módulo DPO → Políticas y Procedimientos.
- Hacer clic en el botón “Nueva carpeta”.
- Asignar un nombre a la carpeta y presionar “Guardar”.
- Crear o trasladar documentos dentro de la nueva carpeta. Esta acción modifica únicamente la jerarquía visual del panel sin alterar el comportamiento de los documentos.
5. Reglas y excepciones
Sección titulada «5. Reglas y excepciones»5.1. Resoluciones y errores frecuentes
Sección titulada «5.1. Resoluciones y errores frecuentes»| Incidencia detectada | Causa origen | Solución recomendada |
|---|---|---|
| La política no figura en el desplegable del módulo Consentimientos. | El documento se encuentra en estado Borrador (no ha sido publicado). | Abrir la política en el editor y presionar “Guardar y publicar”. |
| La vista previa despliega el texto “CÓDIGO PENDIENTE”. | Se omitió el Código interno del documento antes de la publicación. | Editar el documento, completar el campo Código interno en las opciones avanzadas y guardar los cambios. |
| El paquete de consentimiento despliega la alerta “Republicar sugerido”. | La política vinculada al consentimiento fue actualizada y republicada. | Acceder al módulo Consentimientos, editar el paquete afectado y republicarlo para actualizar la asociación. |
| Una sección no se puede vincular individualmente en Consentimientos. | La sección carece de Código interno. | Editar la política, asignar un Código interno a la sección afectada en sus opciones avanzadas y republicar. |
| La plataforma rechaza la URL externa configurada. | La dirección web es inaccesible o no responde al protocolo del SDK. | Confirmar que la URL apunte a una ubicación activa en internet. El SDK valida la conexión antes de aceptar el guardado. |
| El sistema impide guardar el documento. | El Título público excede el límite máximo de 120 caracteres. | Reducir el texto del Título público a 120 caracteres o menos. |
6. Preguntas frecuentes
Sección titulada «6. Preguntas frecuentes»¿Se pueden crear tipos de documentos distintos a Política de privacidad y Política de cookies?
No. Los tipos de contenido disponibles están fijados por el sistema. La organización no puede crear categorías personalizadas.
¿Las carpetas alteran la validez legal o la lógica técnica de los documentos?
No. Las carpetas cumplen una función exclusivamente organizativa para estructurar la vista del usuario.
¿Qué ocurre si se elimina una política que está vinculada a un consentimiento activo?
No se recomienda eliminarla. Si se elimina o desactiva una política vinculada a un consentimiento publicado, dicho consentimiento perderá su respaldo documental y quedará expuesto a observaciones legales.
¿Cuál es la diferencia entre “Guardar borrador” y “Guardar y publicar”?
”Guardar borrador” almacena las modificaciones en la base de datos sin generar una versión accesible ni alterar el estado público. “Guardar y publicar” crea una versión oficial visible para el titular y la habilita para el módulo Consentimientos.
¿Pueden coexistir dos versiones publicadas y activas de un mismo documento?
No. Un documento posee una única versión activa y publicada en un momento determinado. Las versiones anteriores quedan archivadas en el historial de versiones.
¿Qué sucede si se modifica un documento y no se presiona “Guardar y publicar”?
Los cambios se conservan como borrador interno. La versión publicada anteriormente continuará activa y visible hasta que se ejecute la republicación.
¿El “Tipo de sección” modifica la lógica o el comportamiento de una cláusula?
No. Es una etiqueta descriptiva utilizada únicamente para clasificar las secciones dentro de la estructura interna del documento.
¿Se puede repetir un mismo “Código interno” de sección en documentos diferentes?
Sí. El Código interno de sección debe ser único dentro del mismo documento, pero puede reutilizarse en políticas distintas.
¿Dónde se consulta el historial de versiones de un documento?
El historial de versiones publicadas se encuentra disponible para su lectura en la interfaz pública del repositorio de documentos.
¿El uso de Ruta pública y URL externa es excluyente?
Se define según el contexto de publicación: la Ruta pública se emplea para documentos alojados en PDP Suite, la URL externa para portales administrados por el cliente, y el runtime PDP para el motor de despliegue directo de la suite.
7. Buenas prácticas
Sección titulada «7. Buenas prácticas»- Asignar el Código interno del documento antes de la publicación: Utilizar una nomenclatura clara y estandarizada (ej.
POL-PRIV-2026) para facilitar la trazabilidad en otros módulos. - Definir el Código interno en cada sección: Configurar este identificador en todas las cláusulas para permitir su selección individual desde el módulo Consentimientos.
- Utilizar el estado borrador durante la fase de redacción: Presionar “Guardar borrador” para auditar el diseño en la Vista previa antes de emitir una versión pública oficial.
- Evaluar el impacto en Consentimientos antes de republicar: Revisar qué autorizaciones activas se verán afectadas con el indicador “Republicar sugerido” antes de actualizar una política.
- Organizar el catálogo mediante carpetas: Mantener una estructura limpia agrupando políticas por áreas o fines normativos.
- Validar las URLs externas mediante el SDK: Verificar la accesibilidad de las páginas web corporativas antes de asociarlas como dirección pública.
8. Pendientes de validación
Sección titulada «8. Pendientes de validación»- No se detectan inconsistencias funcionales adicionales en esta versión del documento.
9. Cambios previstos (hoja de ruta)
Sección titulada «9. Cambios previstos (hoja de ruta)»ℹ️ Nota de evolución técnica: En versiones futuras de la suite, las políticas de privacidad y los avisos se separarán en dos módulos independientes manteniendo la misma arquitectura. Por ahora, ambos conceptos se administran centralizadamente desde este módulo.
Esta sección aísla las adecuaciones planificadas para evitar confusiones con la operación vigente de PDP Suite. Las secciones 1 a 7 de este manual describen de forma precisa el comportamiento del sistema actual.