Módulo Alertas
1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Alertas?
Sección titulada «1. Explicación general — ¿Qué es el módulo Alertas?»El módulo Alertas centraliza la configuración de las notificaciones preventivas de la plataforma: plazos de conservación (RAT y documentos), denuncias, solicitudes ARSO, controles de riesgo y vencimiento de contratos con terceros.
Funciona como el núcleo operativo de todo el programa de cumplimiento. Un RAT o una solicitud ARSO con plazos definidos solo se traducen en acciones oportunas si existe una alerta configurada que avise a tiempo. Sin este módulo, la empresa dependería de revisiones manuales para cada vencimiento, lo que representa un riesgo operativo alto cuando existen múltiples tratamientos activos.
Su función principal es definir dos aspectos para cada tipo de alerta:
- Cuántos días de anticipación activan cada nivel de urgencia.
- Qué área de la organización debe hacerse cargo.
Esta doble configuración (cuándo avisar y a quién) transforma una fecha de vencimiento en un proceso de escalamiento real, donde la prioridad aumenta progresivamente a medida que se acerca el plazo.
Aclaración operativa: Este módulo no envía directamente las notificaciones de trabajo diario, sino que establece las reglas. Las alertas activadas se consultan y gestionan en Operaciones → Bandeja Alertas. Esta separación entre definir la regla y operar el resultado se mantiene de forma consistente en toda la suite.
Ruta de acceso: Configuración → Alertas (nombre en pantalla: “Gestión de Alertas”).
2. Explicación funcional
Sección titulada «2. Explicación funcional»2.1. Marco legal aplicable
Sección titulada «2.1. Marco legal aplicable»Este módulo funciona como una configuración operativa de la plataforma. Aunque no ejecuta directamente una obligación legal de la Ley 21.719, respalda el cumplimiento de otros módulos que sí la exigen. Por ejemplo, la alerta de plazo de conservación del RAT ayuda a que la organización intervenga antes de que vencen los tiempos legales de retención de datos.
2.2. Relación con otros módulos
Sección titulada «2.2. Relación con otros módulos»| Módulo | Relación |
|---|---|
| RAT | Define los días y áreas para la alerta de conservación que se activa al presionar el botón “Generar Alerta” en el RAT. |
| Consentimientos | Establece las reglas para las alertas por vencimiento de vigencia de los consentimientos. |
| Bandeja Canal de Denuncias | Configura los niveles y responsables del tipo de alerta “Denuncias”. |
| Bandeja Solicitudes ARSO | Define las alertas de vencimiento para la atención de solicitudes ARSO. |
| Gestión de Terceros (Pendiente de documentar) | Configura el tipo de alerta “Vencimiento Contratos Terceros”. |
| RAT — Gestión de riesgos | Establece las alertas vinculadas a los controles de riesgo del RAT. |
| Plazo Conservación Documentos (Parámetros) (Pendiente de documentar) | Configura las alertas de vencimiento del catálogo general de documentos. |
| Gestión de Áreas (Parámetros) | Aporta el catálogo de áreas para asignar a cada nivel de alerta. |
| Bandeja Alertas (Operaciones) | Recibe y muestra las alertas activadas que resultan de las reglas configuradas en este módulo. |
3. Estructura del módulo
Sección titulada «3. Estructura del módulo»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
3.1. Listado de alertas
Sección titulada «3.1. Listado de alertas»| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Filtro “Tipo de Alerta” | Menú desplegable para filtrar el listado por categoría. |
| Botón ”+ Añadir Alerta” | Abre el formulario en ventana modal para crear una nueva regla. |
| Contador “Alertas (N)“ | Muestra el total de alertas configuradas en la plataforma. |
Columnas de la tabla de resumen:
| Columna | Descripción |
|---|---|
| Tipo Alerta | Categoría general del vencimiento. |
| Sub Tipo | Entidad o registro específico al que aplica la regla. |
| Niveles | Ícono para abrir la vista rápida de lectura con los 3 niveles configurados (Nivel, Días, Área). |
| Acciones | Ícono de lápiz para editar la configuración. |
Tipos de Alerta disponibles en el catálogo:
| Tipo Alerta | Módulo de origen |
|---|---|
| Plazo de conservación de documentos | Parámetros → Plazo Conservación Documentos |
| Denuncias | Operaciones → Bandeja Canal de Denuncias |
| Plazo conservación conjunto de datos RAT | Módulo DPO → RAT |
| Solicitudes ARSO | Operaciones → Bandeja Solicitudes ARSO |
| Controles de Riesgo | Módulo DPO → RAT (sección de riesgos) |
| Plazo Vencimiento Contratos terceros | Módulo DPO → Gestión de Terceros |
3.2. Formulario “Crear / Editar Alerta”
Sección titulada «3.2. Formulario “Crear / Editar Alerta”»El formulario se agrupa en la sección “Información Básica” con los siguientes campos:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Tipo Alerta | Selector para elegir la categoría general de la alerta. | Sí |
| Campo contextual (Sub Tipo) | Segundo selector cuya etiqueta y catálogo cambian según el Tipo Alerta elegido. Si se elige “Plazo conservación conjunto de datos RAT”, la etiqueta cambia a RAT para seleccionar el registro específico. | Sí |
| Niveles de Alerta | Configuración de los 3 niveles fijos: Bajo, Advertencia y Crítico. | Sí |
3.3. Configuración de Niveles de Alerta
Sección titulada «3.3. Configuración de Niveles de Alerta»Toda regla de alerta incluye 3 niveles fijos e inmodificables, diferenciados por color:
| Nivel | Identificador visual | Configuración disponible |
|---|---|---|
| Bajo | Verde | Días, Área |
| Advertencia | Naranja | Días, Área |
| Crítico | Rojo | Días, Área |
| Opción por nivel | Definición |
|---|---|
| Días | Días de anticipación al vencimiento para activar la alerta. Se ajusta con control numérico (+ / –). |
| Área | Unidad interna responsable de la notificación. Se selecciona desde Parámetros → Gestión de Áreas. |
No se pueden añadir, eliminar ni renombrar niveles. La estructura tripartita es obligatoria para todas las reglas configuradas en este módulo. (Ver sección 8 para la diferencia con la “Prioridad” en la Bandeja de Alertas).
3.4. Vista rápida “Niveles Alerta”
Sección titulada «3.4. Vista rápida “Niveles Alerta”»Disponible desde el ícono de la columna Niveles en la tabla principal. Despliega una vista de solo lectura con la regla activa:
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Nivel | Estado del nivel (Bajo / Advertencia / Crítico) con su color respectivo. |
| Días | Días de anticipación configurados para la activación. |
| Área | Área asignada para recibir la notificación. |
Esta ventana no permite cambios. Para realizar modificaciones se debe ingresar por la opción “Editar” del listado principal.
4. Flujo de creación y edición
Sección titulada «4. Flujo de creación y edición»Implementación actual: esta sección describe la interfaz vigente en SAP Fiori/BTP y puede cambiar entre versiones.
Prerrequisitos
Sección titulada «Prerrequisitos»- Áreas registradas en el sistema: Crear previamente en Parámetros → Gestión de Áreas.
- Registro de origen creado: La entidad receptora debe existir previamente en la suite (ej. un registro RAT activo).
Pasos de creación de una regla
Sección titulada «Pasos de creación de una regla»- Acceso: Navegar a Configuración → Alertas y hacer clic en el botón ”+ Añadir Alerta”.
- Datos básicos: Seleccionar el Tipo Alerta y luego indicar la entidad específica en el Campo contextual (Sub Tipo).
- Configuración de escalamiento: Definir los Días de anticipación y el Área responsable para cada uno de los tres niveles (Bajo, Advertencia y Crítico).
- Guardar: Confirmar los cambios. La regla quedará registrada y visible en el listado.
Vinculación de alertas desde un registro RAT
Sección titulada «Vinculación de alertas desde un registro RAT»- En el módulo RAT, ingresar a la pestaña “Datos básicos” de un registro.
- Presionar el botón “Generar Alerta”. Esto vincula la regla de plazo de conservación.
- Confirmar en Configuración → Alertas que exista una regla activa donde:
- Tipo Alerta: Plazo conservación conjunto de datos RAT
- Campo contextual (RAT): El nombre o código del RAT seleccionado.
- Si la regla no existe, crearla siguiendo los pasos del flujo de creación general.
Modificación de reglas existentes
Sección titulada «Modificación de reglas existentes»- Ingresar a Configuración → Alertas.
- Buscar la regla en la tabla (utilizar el filtro “Tipo de Alerta” para acotar la búsqueda).
- Hacer clic en el ícono de edición (Lápiz) en la columna Acciones.
- Actualizar los valores de Días o el Área en los niveles requeridos.
- Guardar los cambios.
5. Reglas y excepciones
Sección titulada «5. Reglas y excepciones»5.1. Errores frecuentes y soluciones
Sección titulada «5.1. Errores frecuentes y soluciones»| Incidencia | Causa principal | Solución recomendada |
|---|---|---|
| Presionar “Generar Alerta” en el RAT no activa notificaciones. | No existe una regla configurada para ese RAT específico o falta vincular el registro en este módulo. | Acceder a Configuración → Alertas, crear o editar la regla con el Tipo “Plazo conservación conjunto de datos RAT” y vincular el RAT correspondiente. |
| El selector de Área muestra la lista vacía o falta una unidad. | El área no ha sido dada de alta en la parametrización inicial. | Ir a Parámetros → Gestión de Áreas y registrar la nueva área antes de configurar la alerta. |
| El selector secundario (Sub Tipo) no muestra opciones. | Aún no se selecciona una opción en el campo “Tipo Alerta”. | Seleccionar primero el Tipo de Alerta para que el sistema cargue el catálogo secundario correspondiente. |
| Las alertas no escalan en la secuencia correcta. | La cantidad de días de anticipación no mantiene una lógica descendente de tiempo. | Configurar el nivel Crítico con el menor número de días (el momento más cercano al vencimiento) y el nivel Bajo con el mayor margen de tiempo. |
6. Preguntas frecuentes
Sección titulada «6. Preguntas frecuentes»¿Es posible agregar un cuarto nivel de alerta?
No. Este módulo de configuración opera con una estructura fija de 3 niveles: Bajo, Advertencia y Crítico. (Para consultar la diferencia con la categoría “Alta” que muestra la Bandeja de Alertas, ver la Sección 8).
¿A qué corresponde el campo “Días” en cada nivel?
Indica el margen de días de anticipación previo al vencimiento de un plazo en el que el sistema activará esa notificación específica.
¿Qué función cumple el campo “Área” en la regla?
Designa a la unidad organizacional responsable de gestionar el evento cuando la alerta alcanza ese nivel de urgencia.
¿Se pueden crear nuevos Tipos de Alerta desde esta pantalla?
No. Las opciones del catálogo “Tipo Alerta” vienen predefinidas por los módulos activos de la plataforma.
¿Qué representa la columna “Sub Tipo” en la tabla principal?
Muestra la entidad concreta sobre la que aplica la regla (por ejemplo, el nombre de un RAT o de un tipo de documento), definida mediante el campo contextual del formulario.
¿Dónde se consultan las alertas una vez que el sistema las genera?
En el módulo Operaciones → Bandeja Alertas. Este módulo de configuración solo administra las reglas de activación, no el historial de avisos.
¿Si edito los días o áreas de una alerta, el cambio afecta a los avisos ya emitidos?
Pendiente de validación: Se debe confirmar con el equipo de desarrollo si el ajuste de una regla aplica de forma retroactiva a notificaciones activas o si solo rige para eventos futuros.
7. Buenas prácticas
Sección titulada «7. Buenas prácticas»- Ordenar los días de anticipación de forma lógica: Asignar la menor cantidad de días al nivel Crítico (ej. 5 días), un valor intermedio a Advertencia (ej. 15 días) y el mayor margen al nivel Bajo (ej. 30 días) para asegurar un escalamiento correcto.
- Mapear responsabilidades reales: Asignar únicamente áreas operativas que cuenten con acceso a la plataforma para gestionar la resolución de la alerta.
- Configurar la regla antes de la vinculación: Crear y guardar la regla de niveles en este módulo antes de presionar el botón “Generar Alerta” en los registros de RAT o Documentos.
- Auditar reglas periódicamente: Utilizar el filtro por “Tipo de Alerta” para revisar que todos los tratamientos y contratos vigentes tengan asignada una regla de seguimiento.
8. Pendientes de validación — Inconsistencia con la Bandeja de Alertas
Sección titulada «8. Pendientes de validación — Inconsistencia con la Bandeja de Alertas»En este módulo de Configuración la estructura de urgencia es fija con 3 “Niveles”: Bajo (verde), Advertencia (naranja) y Crítico (rojo).
Sin embargo, el módulo operativo Operaciones → Bandeja Alertas clasifica los avisos bajo el concepto de “Prioridad” con 4 valores: CRÍTICA, ALTA, MEDIA y BAJA (visibles en los filtros, KPIs y reportes del Dashboard).
Se requiere confirmar con el equipo funcional:
- Si los 3 “Niveles” configurados aquí se remapean automáticamente a las 4 “Prioridades” de la Bandeja (por ejemplo, dividiendo “Advertencia” entre “Alta” y “Media”).
- O si corresponden a dos taxonomías independientes dentro de la arquitectura del sistema.