El ciclo de vida que evita el dato zombi
Automatiza el ciclo de vida de la información, del alta a la destrucción segura
Plazos de conservación implementa reglas de retención — Information Lifecycle Management — que cruzan variables legales, fiscales y de negocio para determinar la fecha exacta en que un dato debe bloquearse o eliminarse. Nada queda "guardado para siempre por si acaso": cada categoría de dato tiene un plazo definido y una acción asociada.
El ciclo no salta directo de activo a eliminado. Primero se bloquea: el dato sigue existiendo, pero deja de estar disponible para la operación comercial y solo permanece accesible para auditoría o asuntos legales, hasta que se cumple el plazo final que habilita su destrucción segura.
La Ley 21.719 reconoce la limitación del plazo de conservación como uno de los principios que rigen todo tratamiento de datos personales: la información no puede conservarse más allá del tiempo necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección, salvo que exista una obligación legal que exija lo contrario.
Esa misma obligación legal es la que puede chocar con una solicitud de Supresión: un dato tributario retenido por ley no puede eliminarse solo porque el titular lo pida, pero sí debe quedar bloqueado y con la excepción documentada.
El motor escanea antes de decidir cualquier fecha
Antes de aplicar una sola regla, el sistema escanea las bases de datos históricas para identificar registros existentes y calcular su fecha de fin de vida a partir de la fecha de creación original — no desde el momento en que se activa la regla.
- Discovery sobre bases históricas, no solo sobre datos nuevos
- Fecha de fin de vida calculada desde el origen real del dato
Cada plazo se define con un valor y una unidad, no con una fecha fija
Un plazo de conservación se configura como cualquier vigencia de la suite: un tipo de dato, un valor numérico y una unidad de tiempo — días, meses o años. Al guardar una nueva vigencia, la anterior no se borra: pasa al historial como inactiva.
- Tipo, plazo y unidad — el mismo patrón de vigencia que usa el resto de la suite
- La vigencia anterior queda en el historial, nunca se sobrescribe
Bloqueado no es eliminado — es invisible para el negocio, no para la ley
Al cumplirse el primer umbral del plazo, el dato pasa a Bloqueado: sigue existiendo en el sistema, pero deja de estar disponible para la operación comercial. Solo Auditoría o Legal pueden seguir accediendo a él, hasta que se cumple el plazo final que habilita la eliminación.
- El bloqueo es reversible ante una excepción; la eliminación no
- Acceso restringido a Auditoría y Legal durante el bloqueo
- Object Type
- INVOICE_DOCUMENT
- Country
- CL · Chile
- Retention
- 6 Years · Tax Law
- Action
- BLOCK_3Y → DELETE_6Y
- Exception
- LEGAL_HOLD → FREEZE
País, tipo documental y obligación tributaria deciden la regla — no una fecha suelta
El motor combina país, tipo documental, obligaciones tributarias y legal hold para decidir si un dato se bloquea, se congela o se elimina. Una retención legal vigente congela cualquier acción, incluida una solicitud de eliminación del propio titular.
- Reglas por país y tipo documental, no una política única para todo
- Legal hold congela la acción aunque el plazo general ya haya vencido
Cada vigencia queda registrada — vigente o no, nada se pierde
El listado de plazos separa lo vigente de lo que ya no aplica: cada cambio de regla queda con su fecha de inicio, su fecha de fin y su estado, permitiendo reconstruir exactamente qué plazo regía un dato en cualquier momento del pasado.
- Vigentes y Activos no vigentes, siempre disponibles para auditoría
- Reconstrucción exacta de qué regla aplicaba en una fecha determinada
La misma regla, adaptada a tres contextos muy distintos
La lógica de ciclo de vida no cambia entre casos — lo que cambia es la obligación que la sostiene. Un mismo motor de reglas resuelve situaciones tan distintas como un ex-empleado, un lead de marketing frío o una factura con retención tributaria.
Lo que preguntan sobre Plazos de conservación
¿Qué es exactamente un plazo de conservación?
Es el período definido para un tipo de dato o documento — datos laborales, leads de marketing, documentos tributarios — tras el cual el sistema bloquea o elimina el registro según la regla configurada.
¿Por qué bloquear en vez de eliminar directamente?
El bloqueo preserva el dato para fines de auditoría o defensa legal, sin exponerlo a la operación comercial, mientras se cumple el plazo final antes de una eliminación segura.
¿Qué pasa si existe una obligación legal que exige conservar el dato más tiempo?
El sistema aplica una excepción de retención legal (legal hold), congelando la eliminación aunque el plazo general ya haya vencido.
¿El titular puede pedir que se elimine un dato antes de su plazo?
Puede solicitarlo mediante el derecho de Supresión, pero si existe una obligación legal de conservación vigente, el sistema bloquea la ejecución y muestra el motivo.
¿Cómo se actualiza un plazo ya configurado?
Se crea una nueva vigencia; la anterior queda en el historial como inactiva, sin perder la trazabilidad de qué regla aplicó en cada período.
¿Qué tipos de dato pueden tener un plazo de conservación distinto?
Cualquier categoría relevante para la organización — datos laborales, leads de marketing, documentos tributarios y otros — cada uno con su propia regla de bloqueo, eliminación y excepciones.