La Ley 21.719 también llega a los edificios: el desafío de proteger los datos de residentes y visitas

De acuerdo con una reciente publicación de The Clinic, acciones como compartir grabaciones por WhatsApp, conservar registros de visitas indefinidamente o utilizar reconocimiento facial sin revisar sus condiciones, puede generar riesgos de incumplimiento para residentes, visitas, trabajadores y para la propia administración ante la entrada en vigor de la Ley 21.719.

El tema es relevante porque una administración puede manejar nombres, números de departamento, registros de visitas, patentes, imágenes de cámaras de seguridad e incluso datos biométricos. Se trata de información utilizada diariamente para facilitar la operación y proteger a la comunidad, pero que también puede quedar expuesta cuando no existen criterios claros sobre su uso, acceso y conservación.

En otras palabras, no se trata de abandonar las herramientas de seguridad, sino en poder explicar qué información se almacena, para qué se usa, durante cuánto tiempo se conserva, quien puede verla y, no menos importante, cómo las personas pueden ejercer sus derechos.

No solo una cuestión de seguridad

Esta nueva normativa pone sobre la mesa una pregunta de fondo: ¿podrá la administración de un edificio explicar y demostrar cómo gestiona los datos personales que tiene bajo su responsabilidad?

En una comunidad residencial, sobre todo las de gran número de residentes, la información se encuentra distribuida entre planillas, libros de visitas, sistemas de acceso, empresas de seguridad externas y plataformas tecnológicas. Esta fragmentación hace más difícil saber qué datos existen, quién puede utilizarlos y cómo responder ante una solicitud de un residente.

Es decir, no bastaría con redactar una política genérica para el edificio, sino en avanzar hacia una gestión en la que las decisiones sobre datos personales estén organizadas y puedan respaldarse con evidencia.

Lo anterior se vuelve relevante si consideramos que también se utilizan sistemas biométricos, ya que la nueva normativa reconoce expresamente estos datos como sensibles (Artículo 2°, letra g) ) y establece condiciones específicas para su tratamiento (Artículo 16 ter).

De la información dispersa a una gestión trazable

PDP Suite ayuda a transformar estas exigencias en una operación centralizada. La plataforma permite organizar los tratamientos de datos personales, documentar las decisiones que los respaldan, gestionar sus plazos y coordinar la atención de los derechos de las personas.

También facilita la vinculación entre procesos, responsables, proveedores y evidencia. Así, la privacidad deja de depender de archivos aislados o respuestas manuales y se convierte en una capacidad permanente de la organización.

Para administradores de edificios, empresas de gestión inmobiliaria, proveedores de seguridad y organizaciones que participan en este ecosistema, este enfoque permite:

• Obtener una visión centralizada de la información personal tratada;
• Ordenar responsabilidades y procesos internos;
• Gestionar solicitudes de residentes y otras personas;
• Mantener trazabilidad de las decisiones y acciones realizadas;
• Preparar evidencia para revisiones, auditorías o fiscalizaciones.

PDP Suite no reemplaza el criterio jurídico ni las decisiones que corresponden a cada organización. Su función es entregar una estructura tecnológica para que esas decisiones puedan ejecutarse, mantenerse y demostrarse.

La confianza también se construye en la comunidad

La entrada en vigor de la Ley 21.719 marcará un cambio en la manera en que organizaciones de todos los tamaños administran información personal. Para los edificios, será una oportunidad de revisar prácticas que muchas veces crecieron de manera informal y convertirlas en una gestión más transparente y confiable.

La pregunta ya no será solamente si una comunidad cuenta con cámaras o controles de acceso. También será si puede demostrar que los datos generados por esos sistemas se utilizan de manera responsable.